Trong quá trình điều trị nội trú, việc chuyển khoa là hoạt động chuyên môn thường xuyên. Tuy nhiên, nếu không có sự phối hợp chặt chẽ giữa khoa chuyển đi và khoa tiếp nhận, tình trạng chỉ định lại các xét nghiệm hoặc chẩn đoán hình ảnh vừa mới thực hiện sẽ xảy ra. Điều này không chỉ gây lãng phí, phiền hà cho người bệnh mà còn là mục tiêu kiểm tra trọng điểm của cơ quan BHXH nhằm chống trục lợi quỹ.
1. Tính pháp lý và quy định về rà soát trùng lặp
Dựa trên các Công văn chấn chỉnh của BHXH Việt Nam về việc tăng cường kiểm soát chi phí khám chữa bệnh:
Nguyên tắc sử dụng kết quả: Các cơ sở y tế phải tận dụng tối đa kết quả cận lâm sàng đã thực hiện (nếu còn giá trị chuyên môn) để phục vụ chẩn đoán và điều trị, tránh chỉ định trùng lặp không cần thiết.
Trách nhiệm giải trình: Khi có hai dịch vụ kỹ thuật cùng loại được thực hiện trong thời gian ngắn (thường là trong vòng 24 giờ) hoặc khi vừa chuyển khoa, bệnh viện phải giải trình được diễn biến bệnh lý bất thường đòi hỏi phải làm lại xét nghiệm đó.
Hệ thống giám định: Cổng giám định BHXH tự động quét và từ chối thanh toán đối với những dịch vụ trùng lặp mã (MA_DV) trên cùng một hồ sơ mà không có lý do chính đáng.
2. Những sai sót thường gặp và rủi ro xuất toán
Thiếu sự liên kết dữ liệu giữa các khoa: Bác sĩ tại khoa mới không kiểm tra lại lịch sử cận lâm sàng của bệnh nhân tại khoa cũ trên hệ thống HIS, dẫn đến việc ra y lệnh theo thói quen (gói xét nghiệm nhập khoa).
Lỗi "Gói dịch vụ": Một số bệnh viện thiết lập gói xét nghiệm mặc định cho từng khoa. Khi bệnh nhân chuyển khoa, y tá/bác sĩ bấm chọn gói này mà không loại trừ các xét nghiệm bệnh nhân đã làm tại khoa trước đó.
Chỉ định lặp do lỗi thao tác: Nhân viên y tế thực hiện lệnh chỉ định nhưng do mạng lag hoặc lỗi phần mềm, họ bấm lại lần hai, tạo ra hai bản ghi dịch vụ giống hệt nhau về thời gian trên hệ thống.
Thực hiện lại để "kiểm chứng": Khoa tiếp nhận không tin tưởng kết quả của khoa trước đó hoặc máy xét nghiệm tại khoa mới khác loại nên chỉ định làm lại. Đây là lý do thường bị cơ quan bảo hiểm bác bỏ nếu không có diễn biến lâm sàng nặng hơn.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Để ngăn chặn lỗi trùng lặp và đảm bảo quyền lợi cho bệnh viện, cần thực hiện các giải pháp sau:
Thiết lập tính năng "Cảnh báo trùng" trên HIS: Cấu hình phần mềm HIS tự động hiển thị thông báo đỏ khi bác sĩ chỉ định một dịch vụ kỹ thuật mà bệnh nhân đã thực hiện trong vòng 24-48 giờ trước đó. Bác sĩ chỉ có thể tiếp tục nếu chọn lý do "Cấp cứu" hoặc "Diễn biến bất thường".
Số hóa quy trình chuyển khoa: Khi thực hiện lệnh chuyển khoa trên phần mềm, HIS phải hiển thị danh mục các kết quả cận lâm sàng mới nhất để bác sĩ khoa tiếp nhận nắm bắt, giúp việc ra y lệnh mới có tính kế thừa.
Xây dựng danh mục xét nghiệm "Giá trị dài": Quy định rõ các loại xét nghiệm chỉ được làm 1 lần/đợt điều trị hoặc có giá trị trong vòng bao nhiêu ngày (ví dụ: HIV, HBsAg, Nhóm máu) để hệ thống tự động khóa chỉ định lặp.
Chế độ duyệt của Trưởng khoa/Phòng KHTH: Đối với các kỹ thuật đắt tiền (CT, MRI, xét nghiệm chuyên sâu), nếu chỉ định lần 2 trong thời gian ngắn, hệ thống yêu cầu phải có ý kiến duyệt của lãnh đạo khoa để đảm bảo tính cần thiết.
Kiểm soát dữ liệu trước khi đẩy cổng: Phòng KHTH hoặc bộ phận Giám định BHYT nội bộ sử dụng công cụ lọc dữ liệu hàng ngày để phát hiện các hồ sơ có trùng mã dịch vụ. Nếu phát hiện chỉ định sai, phải thực hiện xóa bỏ hoặc điều chỉnh ngay trước khi dữ liệu được trích xuất gửi BHXH.