Trong kết cấu giá của một ca phẫu thuật, chi phí vật tư tiêu hao (trong đó có chỉ khâu) đã được tính toán dựa trên định mức kinh tế kỹ thuật do Bộ Y tế ban hành. Theo Quyết định 1924/QĐ-BYT, mỗi loại phẫu thuật sẽ có một "quota" (định mức) số lượng và chủng loại chỉ nhất định.
1. Quy định về định mức theo Quyết định 1924/QĐ-BYT
Kết cấu giá trọn gói: Đa số các phẫu thuật thông thường đã bao gồm chi phí chỉ khâu cơ bản trong giá dịch vụ. Bệnh viện không được thu thêm tiền chỉ này từ người bệnh hoặc BHYT.
Vật tư tính thêm: Chỉ những loại chỉ đặc biệt (như chỉ tự tiêu chuyên sâu, chỉ thép, chỉ có tính năng kháng khuẩn...) hoặc số lượng vượt mức quy định trong những ca bệnh phức tạp mới được tính thêm, nhưng phải có thuyết minh rõ ràng.
Định mức theo loại hình: Mỗi loại phẫu thuật (Ví dụ: Cắt ruột thừa, Thay khớp, Phẫu thuật nội soi...) có bảng định mức cụ thể về số sợi chỉ, kích cỡ và chất liệu chỉ tương ứng.
2. Các sai sót thường gặp dẫn đến xuất toán
Tính trùng chi phí: Bệnh viện thu tiền phẫu thuật (giá đã bao gồm chỉ) nhưng vẫn kê thêm 2-3 sợi chỉ khâu vào bảng kê vật tư thanh toán riêng. BHXH sẽ tự động quét và xuất toán phần chỉ này.
Sử dụng quá số lượng quy định: Định mức quy định ca mổ đó dùng 2 sợi chỉ, nhưng thực tế bệnh viện kê 5 sợi mà không có tường trình phẫu thuật ghi rõ lý do (ví dụ: vết mổ quá dài, rách thêm tổ chức...).
Sai chủng loại chỉ: Trong quy trình kỹ thuật phê duyệt dùng chỉ tơ (Silk) nhưng thực tế thanh toán lại là chỉ Prolene đắt tiền hơn mà không có chỉ định chuyên môn phù hợp.
Lỗi logic giữa Tường trình mổ và Bảng kê: Trong biên bản phẫu thuật ghi khâu 1 lớp bằng chỉ tự tiêu, nhưng bảng kê lại tính tiền cả chỉ tự tiêu và chỉ không tiêu. Sự mâu thuẫn này là bằng chứng rõ nhất để giám định viên xuất toán.
3. Giải pháp quản trị rủi ro trên hệ thống HIS
Để quản lý chặt chẽ định mức vật tư theo Quyết định 1924, bệnh viện cần cấu hình hệ thống như sau:
Thiết lập "Danh mục vật tư đi kèm" (BOM - Bill of Materials): Đối với mỗi mã dịch vụ phẫu thuật, cấu hình trên HIS danh sách vật tư đã bao gồm trong giá. Khi bác sĩ chọn phẫu thuật đó, các vật tư này sẽ mặc định không được tính tiền riêng.
Cảnh báo vượt định mức (Capping): Thiết lập mức trần số lượng chỉ cho từng loại phẫu thuật. Nếu điều dưỡng nhập số lượng vượt định mức, hệ thống sẽ yêu cầu chọn "Lý do vượt định mức" và yêu cầu bác sĩ phẫu thuật chính xác nhận.
Số hóa Tường trình phẫu thuật: Tích hợp việc chọn loại chỉ ngay trong phần mềm làm tường trình mổ. Dữ liệu từ tường trình mổ phải đồng bộ (Link) trực tiếp sang bảng kê thanh toán. Nếu hai dữ liệu này lệch nhau, hệ thống sẽ ngăn chặn việc ký hồ sơ.
Kiểm soát mã hiệu và kích cỡ: Quản lý chỉ phẫu thuật theo mã vạch. Đảm bảo mã chỉ trên file XML 130 phải khớp với mã vật tư đã trúng thầu và đúng với mô tả về kích cỡ (size) trong quy trình kỹ thuật.
Hậu kiểm chuyên đề: Định kỳ trích xuất danh sách các ca mổ có số lượng chỉ cao bất thường để Hội đồng kiểm soát nhiễm khuẩn và Hội đồng khoa học rà soát tính hợp lý trước khi gửi dữ liệu lên cổng BHXH.