Thông tư số 33/2025/TT-BYT ban hành ngày 01/07/2025 quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành y tế. Đây là căn cứ quan trọng để các cơ sở y tế thực hiện thống nhất công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn và hành chính, phục vụ quản trị, kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại/tố cáo và bảo đảm tuân thủ quy định về lưu trữ.
Việc cập nhật kịp thời các nội dung cơ bản của Thông tư giúp đơn vị chủ động rà soát danh mục hồ sơ, chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ – giao nộp – bảo quản – tiêu hủy; hạn chế rủi ro thất lạc, lưu sai thời hạn hoặc không đủ căn cứ khi cần đối chiếu.
1. Mục đích ban hành và phạm vi áp dụng
Thông tư được ban hành nhằm quy định thống nhất thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu trong ngành y tế, làm cơ sở để các cơ sở y tế tổ chức quản lý tài liệu khoa học, đầy đủ, đúng thời hạn và đúng quy trình.
2. Nội dung trọng tâm cần theo dõi tại đơn vị
Trong triển khai thực hiện, cơ sở y tế cần lưu ý:
Rà soát nhóm hồ sơ, tài liệu phát sinh tại đơn vị (hồ sơ chuyên môn, hồ sơ quản trị, hồ sơ tài chính, nhân sự, đấu thầu/mua sắm, trang thiết bị, kiểm soát nhiễm khuẩn, chất lượng…);
Đối chiếu thời hạn lưu trữ theo quy định để xác định hồ sơ lưu vĩnh viễn, lưu dài hạn hoặc lưu có thời hạn;
Chuẩn hóa việc lập danh mục hồ sơ, mã hóa, phân loại và tổ chức kho lưu trữ/ lưu trữ điện tử theo quy trình.
3. Tác động đối với công tác quản trị và kiểm soát tuân thủ
Quy định thời hạn lưu trữ là căn cứ để:
Bảo đảm hồ sơ đầy đủ, đúng thời hạn phục vụ thanh tra, kiểm tra, giám sát, giải quyết tranh chấp/khiếu nại;
Hỗ trợ quản lý rủi ro pháp lý, tăng tính minh bạch trong quản trị bệnh viện;
Chuẩn hóa công tác lưu trữ, giảm tình trạng lưu trữ phân tán, không thống nhất giữa các khoa/phòng.
4. Tổ chức thực hiện tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh
Để triển khai thống nhất, đề nghị các đơn vị:
Phân công đầu mối theo dõi công tác lưu trữ, phối hợp giữa văn thư – lưu trữ và các khoa/phòng phát sinh hồ sơ;
Rà soát, cập nhật quy trình lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, quy trình khai thác hồ sơ và quy trình tiêu hủy hồ sơ hết thời hạn;
Chuẩn hóa danh mục hồ sơ theo từng nhóm hoạt động và tổ chức hướng dẫn thực hiện thống nhất trong toàn đơn vị;
Tăng cường kiểm tra nội bộ định kỳ về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đúng quy định.
5. Một số nội dung cần lưu ý
Trong quá trình triển khai, đề nghị lưu ý:
Không tự ý tiêu hủy hồ sơ khi chưa đối chiếu thời hạn và quy trình tiêu hủy theo quy định;
Bảo đảm bảo mật thông tin đối với hồ sơ bệnh án và các hồ sơ có dữ liệu cá nhân;
Thực hiện lưu trữ đúng thời hạn, đúng nơi lưu trữ và đúng trách nhiệm của từng khoa/phòng.