Quy trình quản lý thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần và tiền chất dùng làm thuốc tại bệnh viện

Thuốc kiểm soát đặc biệt phải được quản lý riêng, theo dõi riêng, dễ truy xuất.

Thực hiện phân quyền rõ ràng trong từng khâu (nhận – xuất – cấp phát – sử dụng – hoàn trả).

Bảo đảm hai lớp kiểm soát trong các bước quan trọng (nhận thuốc, xuất kho, đối chiếu sổ sách, kiểm kê).

Hồ sơ, chứng từ, sổ theo dõi phải đầy đủ, thống nhất và lưu trữ theo quy định nội bộ bệnh viện.

Thuốc khi nhập phải được kiểm tra: tên thuốc, hàm lượng/nồng độ, dạng bào chế, số lô – hạn dùng, số lượng, tình trạng bao bì.

Thực hiện đối chiếu chứng từ và cập nhật vào hệ thống quản lý (phần mềm và/hoặc sổ theo dõi).

Thuốc không đạt yêu cầu (rách vỡ, sai lệch số lượng, nghi ngờ chất lượng) phải cách ly và báo cáo xử lý theo quy trình.

Bố trí khu vực/ tủ/ kho riêng, có khóa, hạn chế người ra vào.

Bảo đảm điều kiện bảo quản phù hợp (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng) theo yêu cầu từng thuốc.

Thực hiện niêm phong/khóa kiểm soát, quản lý chìa khóa hoặc mã truy cập theo phân công.

Có phương án phòng ngừa rủi ro: mất mát, nhầm lẫn, cháy nổ, sự cố an ninh.

Cấp phát theo nhu cầu điều trị, có phiếu lĩnh/phiếu xuất và đối chiếu số lượng rõ ràng.

Khoa lâm sàng quản lý thuốc theo nguyên tắc: cấp phát – sử dụng – ghi nhận – hoàn trả (nếu thừa).

Khi sử dụng cho người bệnh phải bảo đảm đúng chỉ định, đúng liều, đúng đường dùng, đúng thời điểm; tăng cường kiểm soát ở các nhóm nguy cơ cao (người cao tuổi, suy gan thận, hồi sức…).

Các khoa phải có sổ/biểu mẫu theo dõi sử dụng thuốc kiểm soát đặc biệt, cập nhật kịp thời để truy vết khi cần.

Thuốc thừa sau điều trị, thuốc đổi y lệnh hoặc chưa sử dụng cần hoàn trả theo quy định, có đối chiếu số lượng.

Thuốc hỏng, biến chất, quá hạn phải được cách ly, lập danh mục, xử lý theo quy trình tiêu hủy của bệnh viện (có hội đồng/biên bản theo quy định nội bộ).

Tuyệt đối không để thuốc quá hạn hoặc không đạt chất lượng lẫn với thuốc đang sử dụng.

Thực hiện đối chiếu định kỳ: tồn kho thực tế – sổ sách – phần mềm – chứng từ xuất nhập.

Kiểm kê đột xuất khi có dấu hiệu bất thường hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo/đơn vị kiểm tra.

Khi phát hiện thiếu hụt, sai lệch, nghi ngờ thất thoát phải báo cáo ngay, niêm phong hiện trường (nếu cần) và phối hợp xác minh theo quy trình.

Khoa Dược: tham mưu quy trình, tổ chức quản lý kho, cấp phát, theo dõi và hướng dẫn sử dụng an toàn.

Các khoa lâm sàng: quản lý thuốc đã lĩnh, sử dụng đúng chỉ định, ghi chép đầy đủ và hoàn trả theo quy định.

Điều dưỡng trưởng/kíp trực: kiểm soát thuốc tại khoa, bàn giao ca trực rõ ràng.

Bộ phận quản lý chất lượng/kiểm soát nội bộ (nếu có): phối hợp giám sát việc tuân thủ và cải tiến quy trình.

Chuẩn hóa quy trình nội bộ và biểu mẫu thống nhất toàn viện.

Tăng cường đào tạo định kỳ về an toàn thuốc, kiểm soát đặc biệt, phòng ngừa sai sót.

Ưu tiên ứng dụng phần mềm quản lý kho – cấp phát – truy xuất để giảm sai sót và minh bạch dữ liệu.