Chuyển đổi từ bệnh án giấy sang bệnh án điện tử (EMR) là một lộ trình tất yếu của các cơ sở y tế hiện nay. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và an toàn dữ liệu, hệ thống EMR phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lưu trữ và bảo mật theo thông tư của Bộ Y tế.
1. Tiêu chuẩn lưu trữ bệnh án điện tử
Theo Thông tư 46/2018/TT-BYT, việc lưu trữ EMR phải đáp ứng các yêu cầu khắt khe về tính toàn vẹn và khả năng truy cập:
Thời hạn lưu trữ: Phải tương đương với thời hạn lưu trữ hồ sơ bệnh án giấy (thông thường là 20 năm, đối với hồ sơ tử vong là 30 năm).
Định dạng dữ liệu: Phải sử dụng các chuẩn dữ liệu mở và chuẩn kết nối y tế quốc tế (như HL7, DICOM) để đảm bảo khả năng đọc và liên thông dữ liệu trong tương lai.
Tính sẵn sàng: Hệ thống phải đảm bảo cho phép các bác sĩ và nhân viên y tế truy cập thông tin 24/7 để phục vụ công tác cấp cứu và điều trị.
2. Các yêu cầu về bảo mật thông tin y tế
Bảo mật thông tin bệnh nhân không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là trách nhiệm pháp lý. Các đơn vị cần triển khai:
Xác thực và chữ ký số: Mọi thao tác ghi chép, sửa đổi trên EMR phải được xác thực bằng chữ ký số cá nhân của bác sĩ hoặc nhân viên y tế có thẩm quyền. Điều này giúp đảm bảo tính chống chối bỏ.
Phân quyền truy cập (Access Control): Hệ thống phải phân lớp quyền hạn rõ ràng (bác sĩ điều trị, điều dưỡng, dược sĩ, nhân viên hành chính) để đảm bảo nhân viên chỉ được tiếp cận thông tin trong phạm vi công việc.
Mã hóa dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu bệnh án khi lưu trữ và khi truyền tải trên mạng nội bộ hoặc internet phải được mã hóa theo các tiêu chuẩn bảo mật hiện đại (như AES-256).
3. Trách nhiệm của bộ phận quản trị hệ thống (Phòng CNTT)
Phòng Công nghệ thông tin đóng vai trò "người gác cổng" cho kho dữ liệu EMR:
Lưu vết hệ thống (Audit Log): Phải ghi lại nhật ký tất cả các hoạt động truy cập, xem, sửa, xóa dữ liệu bệnh án. Nhật ký này phải được bảo vệ để không thể bị can thiệp.
Giải pháp sao lưu (Backup & Recovery): Triển khai cơ chế sao lưu định kỳ và lưu trữ ngoại vi để phòng ngừa các rủi ro về hỏng hóc phần cứng, cháy nổ hoặc tấn công mạng (Ransomware).
Đảm bảo hạ tầng mạng: Duy trì đường truyền ổn định và hệ thống tường lửa (Firewall) đủ mạnh để ngăn chặn các cuộc xâm nhập trái phép từ bên ngoài.
4. Điều kiện để bệnh án điện tử có giá trị pháp lý
Để thay thế hoàn toàn bệnh án giấy, cơ sở y tế phải đáp ứng các điều kiện:
Phần mềm EMR phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của Bộ Y tế.
Mọi nhân viên y tế tham gia quy trình phải có chữ ký số hợp lệ.
Bệnh viện phải thành lập Hội đồng chuyên môn để thẩm định và quyết định việc triển khai bệnh án điện tử thay thế bệnh án giấy.