Từ ngày 01/07/2025, quy trình hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ và tài liệu trùng lặp sẽ có những thay đổi quan trọng theo Luật Lưu trữ mới. Đối với các cơ sở y tế, nơi lưu trữ khối lượng lớn bệnh án và hồ sơ nhân sự, việc nắm vững quy trình này là bắt buộc để tránh các rủi ro pháp lý và tối ưu hóa không gian lưu trữ (cả vật lý lẫn số hóa).
1. Phân loại tài liệu được phép tiêu hủy
Theo quy định mới, cơ sở y tế chỉ được phép tiêu hủy tài liệu trong hai trường hợp:
Tài liệu hết thời hạn lưu trữ: Các loại hồ sơ, bệnh án, chứng từ kế toán đã vượt quá thời gian lưu trữ quy định tại Thông tư 46/2018/TT-BYT và đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu kết luận không còn giá trị.
Tài liệu trùng lặp: Các bản sao, bản đối chiếu hoặc dữ liệu thừa không cần thiết trong quá trình vận hành hệ thống HIS/EMR.
2. Quy trình tiêu hủy tài liệu số (Dữ liệu điện tử)
Đối với phòng CNTT, việc hủy dữ liệu điện tử (File bệnh án điện tử, dữ liệu sao lưu cũ) phải tuân thủ nghiêm ngặt các bước:
Lập danh mục: Xác định rõ các tập tin, cơ sở dữ liệu (Database) hết hạn.
Hủy vĩnh viễn: Sử dụng các biện pháp kỹ thuật để đảm bảo dữ liệu không thể phục hồi (không chỉ đơn giản là lệnh "Delete" vào thùng rác). Điều này cực kỳ quan trọng đối với dữ liệu cá nhân nhạy cảm của người bệnh theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
Lập biên bản: Quá trình hủy dữ liệu số phải được ghi chép vào biên bản có chữ ký số của người thực hiện và người có thẩm quyền.
3. Trách nhiệm của phòng Công nghệ thông tin
Bộ phận CNTT đóng vai trò kỹ thuật nòng cốt trong Hội đồng xác định giá trị tài liệu của bệnh viện:
Tham mưu kỹ thuật: Tư vấn về thời hạn lưu trữ đối với các loại dữ liệu đặc thù (như ảnh DICOM trong PACS, dữ liệu Labo trong LIS).
Giám sát tiêu hủy: Đảm bảo việc tiêu hủy tài liệu giấy có chứa thông tin số (như mã QR, mã vạch) được thực hiện triệt để, tránh lộ lọt thông tin.
Lưu trữ hồ sơ hủy: Phải lưu giữ Danh mục tài liệu hủy và Biên bản tiêu hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tiêu hủy.
4. Các hành vi bị nghiêm cấm
Cán bộ CNTT và lưu trữ cần lưu ý tránh các hành vi vi phạm:
Tự ý tiêu hủy tài liệu khi chưa có quyết định của người đứng đầu cơ quan.
Hủy tài liệu chưa hết thời hạn lưu trữ do sai sót trong quản trị dữ liệu.
Tiêu hủy không đúng phương pháp gây ô nhiễm môi trường hoặc làm lộ thông tin mật của người bệnh.