Quản lý kho lẻ (tủ trực thuốc, vật tư y tế) tại các khoa lâm sàng là mắt xích cuối cùng nhưng lại tiềm ẩn nhiều nguy cơ gây sai lệch dữ liệu thanh toán nhất. Việc thực hiện không đúng các quy định tại Thông tư 22/2011/TT-BYT không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng điều trị mà còn là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến các khoản xuất toán lớn khi giám định Bảo hiểm y tế (BHYT).
Sự sai lệch giữa số lượng thuốc, vật tư tiêu hao thực tế sử dụng và số lượng kê khai trên cổng giám định điện tử thường phát sinh từ khâu quản lý kho lẻ. Dưới đây là phân tích chi tiết các rủi ro và giải pháp dưới góc độ quản trị bệnh viện.
1. Tóm tắt ngắn gọn nội dung văn bản
Thông tư 22/2011/TT-BYT quy định về tổ chức và hoạt động của khoa Dược bệnh viện. Trong đó, văn bản nhấn mạnh quy trình quản lý thuốc tại các khoa lâm sàng: từ việc dự trù, cấp phát, bảo quản đến việc sử dụng và xử lý thuốc thừa/hỏng. Đặc biệt, thông tư yêu cầu sự thống nhất tuyệt đối giữa sổ sách, phần mềm và thực tế sử dụng để đảm bảo an toàn cho người bệnh và minh bạch tài chính.
2. Các điểm cần lưu ý để không bị xuất toán
2.1. Những nội dung dễ bị hiểu sai
"Tủ trực là kho dự trữ": Nhiều điều dưỡng hiểu sai tủ trực thuốc là nơi có thể tích trữ lượng lớn thuốc/vật tư để dùng dần. Thực tế, BHYT chỉ thanh toán cho số lượng đã thực hiện trên bệnh nhân. Việc tồn kho lẻ quá lớn mà không có báo cáo khớp với dữ liệu XML sẽ bị coi là khai khống chi phí.
Quy trình xử lý thuốc thừa: Khi bệnh nhân ra viện hoặc thay đổi y lệnh, lượng thuốc đã lĩnh từ kho tổng về kho lẻ nhưng chưa sử dụng thường bị "bỏ quên" trên hệ thống. Theo quy định, số thuốc này phải được thực hiện quy trình hoàn trả kho Dược để giảm trừ thanh toán BHYT tương ứng.
2.2. Những điều kiện thanh toán cần đặc biệt lưu ý
Khớp đúng Số lô và Hạn dùng: Đây là tiêu chí giám định gắt gao nhất. Thuốc/VTYT thực dùng tại khoa lâm sàng phải có số lô, hạn dùng khớp tuyệt đối với dữ liệu đẩy lên cổng BHXH. Nếu kho lẻ xuất một lô thuốc khác với lô mà kho Dược đã xuất cho khoa, hệ thống sẽ báo lỗi dữ liệu không xác thực.
Thời điểm trừ kho (Real-time): Dữ liệu thanh toán phải dựa trên thời điểm điều dưỡng thực hiện y lệnh (trừ kho lẻ). Việc cuối ngày mới nhập liệu hàng loạt dẫn đến sai lệch thời gian sử dụng, gây mâu thuẫn khi đối soát với diễn biến bệnh án.
2.3. Những sai sót thường gặp trong thực tế
Lỗi "Vay mượn" thuốc giữa các bệnh nhân: Điều dưỡng lấy thuốc của bệnh nhân A dùng cho bệnh nhân B do chưa kịp lĩnh, nhưng trên phần mềm lại không điều chỉnh y lệnh. Điều này dẫn đến sai lệch nghiêm trọng giữa bệnh án và bảng kê tài chính.
Vật tư tiêu hao không có định mức: Các loại VTYT như bơm tiêm, găng tay, bông băng thường bị thất thoát hoặc kê khai sai số lượng so với dịch vụ kỹ thuật đã thực hiện.
Bỏ sót hoàn trả: Bệnh nhân tử vong hoặc chuyển viện nhưng y lệnh thuốc cả ngày vẫn được tính tiền mà không thực hiện thao tác trả lại thuốc.
3. Gợi ý cách triển khai bền vững tại bệnh viện
Số hóa quản lý tủ trực bằng mã vạch (Barcode): Triển khai quét mã vạch ngay tại kho lẻ khi điều dưỡng lấy thuốc ra sử dụng. Hành động này giúp hệ thống tự động trừ kho và cập nhật số lô, hạn dùng chính xác vào bảng kê thanh toán của bệnh nhân.
Thiết lập định mức vật tư đi kèm dịch vụ: Cấu hình phần mềm HIS để tự động gợi ý số lượng vật tư tiêu hao tương ứng với dịch vụ kỹ thuật. Mọi sự thay đổi (tăng/giảm) phải có lý do chuyên môn được bác sĩ xác nhận.
Quy trình "Hoàn trả tự động" (Auto-refund): Khi có y lệnh ra viện hoặc chuyển khoa, HIS tự động liệt kê các thuốc/VTYT đã lĩnh nhưng chưa đến giờ thực hiện để điều dưỡng thực hiện hoàn trả kho Dược chỉ bằng một thao tác, tránh bỏ sót.
Kiểm kê định kỳ và đối soát chéo: Khoa Dược và phòng Tài chính thực hiện kiểm kê đột xuất kho lẻ tại các khoa. Sử dụng các lệnh truy vấn (SQL) để so sánh:
Số lượng lĩnh từ Kho tổng - Số lượng đã kê thanh toán BHYT = Số lượng tồn kho thực tế. Bất kỳ sai số nào vượt ngưỡng cho phép phải được xử lý ngay trước khi kỳ quyết toán diễn ra.