Lỗi không đóng đợt điều trị xảy ra khi bệnh nhân đã kết thúc khám hoặc ra viện thực tế, nhưng trên hệ thống phần mềm HIS, hồ sơ vẫn ở trạng thái "đang điều trị". Điều này khiến dữ liệu không thể trích xuất để gửi lên cổng giám định BHXH, dẫn đến chậm quyết toán và gây sai số cho các chỉ tiêu hoạt động của bệnh viện.
1. Tính pháp lý và quy trình kết thúc hồ sơ
Theo Quyết định 130/QĐ-BYT và quy trình quản lý dữ liệu y tế:
Thời hạn gửi dữ liệu: Cơ sở y tế phải gửi dữ liệu điện tử lên cổng tiếp nhận ngay sau khi kết thúc đợt khám bệnh hoặc kết thúc đợt điều trị nội trú.
Tính toàn vẹn: Một đợt điều trị chỉ được coi là hoàn thành khi đã được bác sĩ ký số hồ sơ, phòng tài chính duyệt thanh toán và hệ thống xác nhận đóng (Close encounter).
Liên thông dữ liệu: Hồ sơ chưa đóng sẽ không thể đồng bộ vào Hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) của người dân, vi phạm các chỉ tiêu của Đề án 06.
2. Các sai sót thường gặp và hệ lụy
2.1. Quên kết thúc khám tại khoa Khám bệnh
Bác sĩ chỉ định cận lâm sàng, bệnh nhân đi làm xét nghiệm xong nhưng không quay lại phòng khám ban đầu, hoặc quay lại nhưng bác sĩ quên bấm nút "Kết thúc khám".
Hệ quả: Bệnh nhân không thể đi khám tại các chuyên khoa khác hoặc bệnh viện khác trong cùng ngày vì hệ thống báo "Đang có đợt điều trị chưa kết thúc".
2.2. Hồ sơ nội trú chờ "hoàn thiện"
Bác sĩ điều trị cho bệnh nhân ra viện thực tế nhưng giữ hồ sơ trên hệ thống để bổ sung diễn biến hoặc chờ kết quả giải phẫu bệnh muộn.
Hệ quả: Chậm trễ trong việc trích chuyển dữ liệu (quá 24 giờ theo quy định). Nếu BHXH kiểm tra đột xuất, hồ sơ này sẽ bị coi là "ngậm" dữ liệu hoặc trục lợi tiền giường (vì trên hệ thống bệnh nhân vẫn đang nằm viện).
2.3. Lỗi thanh toán trung gian
Bệnh nhân đã đóng tiền viện phí nhưng kế toán quên thao tác "Duyệt thanh toán" cuối cùng trên phần mềm, khiến hồ sơ vẫn kẹt ở trạng thái chờ xử lý tài chính.
3. Gợi ý giải pháp quản trị cho bệnh viện
Để giải quyết triệt để tình trạng hồ sơ "treo", bệnh viện nên triển khai các biện pháp sau:
Thiết lập tính năng "Tự động đóng" (Auto-close): Cấu hình HIS tự động kết thúc các đợt khám ngoại trú sau 24 giờ nếu không phát sinh y lệnh mới hoặc không có thao tác nhập liệu từ bác sĩ.
Bảng theo dõi thời gian thực (Dashboard Open Encounters): Xây dựng màn hình theo dõi tại phòng Kế hoạch tổng hợp hoặc điều dưỡng trưởng khoa, hiển thị danh sách các hồ sơ chưa đóng quá 24h. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo trực tiếp đến tài khoản của bác sĩ phụ trách.
Quy trình "Ra viện một cửa": Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa Bác sĩ (Ký số) -> Điều dưỡng (Đóng bệnh án) -> Kế toán (Duyệt chi phí). Chỉ khi đủ 3 bước này, hồ sơ mới chính thức được đóng.
Chặn đăng ký mới nếu chưa đóng hồ sơ cũ: Khi bệnh nhân tái khám, nếu phát hiện còn đợt điều trị cũ chưa đóng, hệ thống HIS sẽ yêu cầu nhân viên tiếp đón phối hợp với khoa cũ để đóng hồ sơ trước khi mở đợt mới.
Hậu kiểm và xử lý trách nhiệm: Định kỳ hàng tuần trích xuất danh sách các đợt điều trị "treo" theo từng khoa/phòng. Đưa chỉ số "Hồ sơ đóng đúng hạn" vào bảng điểm thi đua (KPI) của các khoa lâm sàng.