Giấy chứng sinh và Giấy báo tử là căn cứ duy nhất để cơ quan chức năng thực hiện thủ tục khai sinh, khai tử và giải quyết các quyền lợi thừa kế, bảo hiểm. Theo Thông tư 32/2023/TT-BYT, các biểu mẫu này đã được quy định chuẩn hóa và yêu cầu tính chính xác tuyệt đối so với dữ liệu định danh quốc gia.
1. Tóm tắt nội dung văn bản pháp quy
Theo Thông tư 32/2023/TT-BYT quy định về mẫu hồ sơ bệnh án và các giấy tờ liên quan:
Tính nhất quán: Thông tin trên các giấy tờ này phải khớp hoàn toàn với Giấy tờ tùy thân (CCCD/Hộ chiếu) của người mẹ (đối với chứng sinh) và của người tử vong (đối với báo tử).
Trình tự cấp: Giấy được cấp ngay sau khi sự kiện sinh hoặc tử xảy ra tại cơ sở y tế.
Liên thông dữ liệu: Hiện nay, thông tin chứng sinh và báo tử phải được đẩy lên Cổng dữ liệu của Bộ Y tế/BHXH để phục vụ việc làm thủ tục hành chính công trực tuyến (Đề án 06).
2. Các điểm cần lưu ý để tránh sai sót pháp lý
2.1. Những nội dung dễ bị hiểu sai
"Ghi tên theo mong muốn của gia đình": Nhiều trường hợp gia đình yêu cầu ghi tên mẹ trên Giấy chứng sinh khác với tên trên thẻ BHYT (do dùng thẻ của người khác hoặc chưa cập nhật tên mới). Điều này dẫn đến việc không thể làm khai sinh cho con. Quy tắc: Chỉ ghi theo thông tin trên giấy tờ tùy thân hợp pháp.
Thời gian sinh/tử: Nhiều nhân viên ghi giờ sinh/tử theo số tròn hoặc ghi lệch so với bệnh án. Thời gian này phải chính xác đến từng phút vì nó liên quan đến tử vi (đối với sinh) và thời điểm mở thừa kế (đối với tử).
2.2. Điều kiện xác thực và tính nhất quán dữ liệu
Đối chiếu dữ liệu định danh: Thông tin về Họ tên, Số định danh cá nhân (CCCD), Địa chỉ thường trú phải được trích xuất từ CSDL quốc gia. Nếu nhập thủ công và sai dù chỉ một ký tự, giấy tờ đó sẽ bị từ chối khi người dân đi làm thủ tục tại xã/phường.
Chữ ký và con dấu: Giấy chứng sinh/báo tử thiếu chữ ký của người đỡ đẻ/bác sĩ xác nhận hoặc dấu của bệnh viện không rõ ràng sẽ không có giá trị pháp lý.
2.3. Những sai sót thường gặp trong thực tế
Sai lệch thông tin giữa bản giấy và bản điện tử: Bác sĩ sửa tay trên bản in cho người nhà nhưng không cập nhật trên phần mềm HIS. Khi người dân làm thủ tục trực tuyến, dữ liệu trên cổng dịch vụ công không khớp với bản giấy, gây phiền hà lớn.
Thiếu thông tin người giám hộ/thân nhân: Trên Giấy báo tử, phần thông tin về người làm chứng hoặc người nhận xác không đầy đủ, gây khó khăn cho công tác bàn giao và hậu cần.
Ghi sai địa danh hành chính: Ghi địa chỉ theo thói quen (tên cũ của xã/huyện) thay vì theo danh mục địa chính mới nhất của Nhà nước.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Trích xuất dữ liệu tự động từ HIS: Thiết lập phần mềm để Giấy chứng sinh/báo tử tự lấy dữ liệu từ phần "Hành chính" và "Diễn biến bệnh" của hồ sơ bệnh án. Không cho phép nhân viên nhập tay lại các thông tin đã có sẵn.
Kết nối trực tiếp với CSDL dân cư: Khi tiếp đón sản phụ hoặc bệnh nhân nặng, nhân viên phải quét CCCD gắn chíp để đảm bảo thông tin nhân thân trong bệnh án là chính xác nhất trước khi trích xuất ra các giấy tờ pháp lý sau này.
Quy trình kiểm tra chéo (Double Check): Trước khi in và trình ký, điều dưỡng hoặc thư ký y khoa phải đưa bản thảo cho người nhà bệnh nhân kiểm tra lại các thông tin: Họ tên, ngày sinh, số định danh, quê quán và ký xác nhận "Đã kiểm tra thông tin".
Ký số và liên thông ngay lập tức: Thực hiện ký số lãnh đạo ngay khi phát hành giấy và đẩy dữ liệu lên cổng BHXH/Bộ Y tế trong vòng 24 giờ. Điều này giúp người dân có thể làm thủ tục khai sinh/khai tử trực tuyến ngay khi về nhà.
Quản lý phôi giấy nghiêm ngặt: Các bản in lỗi phải được thu hồi, hủy theo quy trình và ghi sổ theo dõi để tránh việc thất thoát phôi giấy có đóng dấu sẵn.