1. Tóm tắt ngắn gọn nội dung văn bản
Luật Đấu thầu và các nghị định hướng dẫn quy định nghiêm ngặt về chất lượng hàng hóa y tế. Hóa chất xét nghiệm (Vật tư y tế tiêu hao) phải có hạn dùng rõ ràng, được kiểm soát từ khâu nhập kho đến khi sử dụng trên máy. Kết quả xét nghiệm chỉ được công nhận hợp lệ và được BHYT thanh toán khi được thực hiện bởi hóa chất còn hạn sử dụng, đã qua nội kiểm (IQC) và ngoại kiểm (EQA) theo đúng quy trình kỹ thuật của Bộ Y tế.
2. Các điểm cần lưu ý để không bị xuất toán
2.1. Những nội dung nào dễ bị hiểu sai?
"Hạn dùng trên bao bì" vs "Hạn dùng sau khi mở nắp" (On-board stability): Nhiều đơn vị chỉ quan tâm hạn dùng in trên hộp. Tuy nhiên, giám định viên sẽ kiểm tra nhật ký máy. Nếu hóa chất có hạn mở nắp chỉ 7 ngày nhưng máy ghi nhận sử dụng đến ngày thứ 10, toàn bộ xét nghiệm từ ngày thứ 8 sẽ bị xuất toán.
Hóa chất cận hạn dùng cho "Máy mượn/Máy đặt": Trong các hợp đồng đặt máy, hóa chất thường được giao theo đợt. Nếu bệnh viện không kiểm soát chặt, việc dùng hóa chất cận hạn (dưới 3 tháng) mà không có văn bản cam kết đổi hàng từ nhà thầu sẽ bị coi là rủi ro quản lý chất lượng.
2.2. Những điều kiện thanh toán nào cần đặc biệt lưu ý?
Lô, hạn dùng trên file XML 130: Quyết định 130 yêu cầu dữ liệu xét nghiệm phải đi kèm mã máy (
MA_MAY) và số lô hóa chất (SO_LO). Hệ thống giám định tự động sẽ đối chiếu số lô này với danh mục nhập kho. Nếu số lô không tồn tại hoặc đã hết hạn trên hệ thống, hồ sơ bị từ chối ngay lập tức.Kết quả nội kiểm (IQC): BHYT có quyền từ chối thanh toán nếu xét nghiệm được thực hiện trong ngày mà máy xét nghiệm không đạt nội kiểm hoặc không thực hiện nội kiểm (thường do dùng hóa chất quá hạn dẫn đến kết quả chạy thử không đạt).
2.3. Những sai sót thường gặp khi áp dụng thực tế
Sử dụng hóa chất hết hạn để "tận dụng": Đây là lỗi nặng nhất. Khi thanh tra, giám định viên sẽ đối chiếu tổng số lượng xét nghiệm đã thanh toán với tổng lượng hóa chất nhập kho theo lô. Nếu số lượng xét nghiệm vượt quá số lượng hóa chất còn hạn, phần chênh lệch bị xuất toán.
Không cập nhật số lô mới lên HIS/LIS: Khi thay lô hóa chất mới, nhân viên phòng xét nghiệm quên không cập nhật lên phần mềm, dẫn đến dữ liệu đẩy lên cổng vẫn mang số lô cũ đã hết hạn.
Lỗi logic thời gian: Ngày trả kết quả xét nghiệm (
NGAY_KQ) nằm ngoài khoảng thời gian hiệu lực của lô hóa chất đã đăng ký.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Tích hợp phần mềm quản lý kho với LIS (Laboratory Information System): Thiết lập tính năng quét mã vạch (Barcode) hóa chất khi nạp vào máy. Phần mềm LIS phải tự động chặn (Lock) không cho phép thực hiện xét nghiệm nếu hóa chất đã hết hạn hoặc không có trong danh mục nhập kho.
Hệ thống cảnh báo sớm (Early Warning): Cài đặt trên HIS/LIS thông báo bằng màu sắc (Đỏ: Hết hạn; Vàng: Cận hạn dưới 30 ngày) để khoa Xét nghiệm có kế hoạch điều tiết hoặc yêu cầu nhà thầu đổi hàng.
Quản lý chặt chẽ "Hạn mở nắp": Yêu cầu nhân viên dán nhãn ngày mở nắp và nhập dữ liệu này vào máy. Cấu hình để máy tự động dừng chạy khi hết hạn On-board stability.
Đối soát định kỳ XML trước khi gửi: Bộ phận giám định nội bộ dùng công cụ kiểm tra (SQL) để lọc tất cả các bản ghi có số lô hóa chất đã hết hạn trước khi đẩy dữ liệu lên cổng BHXH Việt Nam.