Trong quy trình giám định điện tử hiện nay, Bảo hiểm xã hội (BHXH) sử dụng các thuật toán đối soát chéo cực kỳ chặt chẽ về mặt thời gian. Lỗi trùng thời gian phẫu thuật xảy ra khi một bác sĩ, một điều dưỡng hoặc một phòng mổ được ghi nhận thực hiện nhiều ca phẫu thuật/thủ thuật trong cùng một khoảng thời gian. Đây được coi là bằng chứng của việc hồ sơ không trung thực và dẫn đến nguy cơ xuất toán 100% chi phí liên quan.
1. Tóm tắt ngắn gọn nội dung văn bản
Quy trình giám định điện tử của BHXH Việt Nam (ban hành kèm theo Quyết định 3618/QĐ-BHXH và chuẩn dữ liệu Quyết định 130/QĐ-BYT) quy định:
Mỗi dịch vụ kỹ thuật (DVKT) khi đẩy lên cổng dữ liệu XML phải có mốc thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể.
Hệ thống sẽ tự động đối chiếu mã định danh của nhân viên y tế (Bác sĩ phẫu thuật, bác sĩ gây mê, phụ mổ) trên toàn hệ thống.
Nếu phát hiện một mã nhân viên xuất hiện ở hai hoặc nhiều ca phẫu thuật có khoảng thời gian chồng lấn nhau, hệ thống sẽ tự động từ chối thanh toán.
2. Các điểm cần lưu ý để không bị xuất toán
2.1. Những nội dung dễ bị hiểu sai
"Chỉ cần bác sĩ có mặt là được": Nhiều khoa phòng cho rằng bác sĩ chỉ cần chạy qua chạy lại giữa hai phòng mổ là có thể đứng tên cả hai ca. Thực tế, quy tắc giám định yêu cầu tính duy nhất. Một cá nhân không thể thực hiện hai hành vi chuyên môn phức tạp tại hai địa điểm khác nhau trong cùng một phút.
Thời gian chuẩn bị và dọn dẹp: Nhiều kíp mổ chỉ ghi thời gian "dao rạch da" đến "đóng da" mà quên mất thời gian gây mê và hồi tỉnh. Nếu các mốc thời gian này sát nhau quá mức (ví dụ ca trước kết thúc lúc 10h00, ca sau bắt đầu lúc 10h01 tại cùng một phòng mổ), hệ thống sẽ nghi ngờ vì không đủ thời gian vệ sinh/vô trùng phòng mổ.
2.2. Những điều kiện thanh toán cần đặc biệt lưu ý
Mã số định danh nhân viên y tế: Mỗi nhân viên tham gia kíp mổ phải có mã số được đăng ký trên hệ thống quản lý hành nghề của Bộ Y tế. Hệ thống giám định dùng mã này làm chìa khóa để quét trùng lặp trên phạm vi toàn bệnh viện (thậm chí toàn quốc).
Tính logic của nhân lực: Số lượng người trong kíp mổ phải khớp với biên bản phẫu thuật. Nếu file XML ghi 5 người nhưng mã định danh đẩy lên chỉ có 3, hoặc mã của người thứ 4 đang bận trực ở khoa Khám bệnh, hồ sơ sẽ bị cảnh báo.
2.3. Những sai sót thường gặp khi áp dụng thực tế
Ghi thời gian "tròn số": Thói quen ghi tất cả các ca mổ đều bắt đầu lúc 08h00 và kết thúc lúc 09h00 khiến hệ thống báo lỗi trùng lặp hàng loạt.
Lỗi nhập liệu của điều dưỡng hành chính: Khi hoàn thiện hồ sơ vào cuối ngày, điều dưỡng nhập thời gian đại khái cho nhiều ca mổ dẫn đến sự chồng lấn ngoài ý muốn.
Bác sĩ gây mê đứng tên quá nhiều phòng: Một bác sĩ gây mê đứng tên cho 3-4 phòng mổ cùng lúc. Dù thực tế có bác sĩ khác thực hiện nhưng không có chứng chỉ hoặc không đăng ký mã, dẫn đến việc mượn tên và bị quét trùng.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Sử dụng module quản lý phòng mổ trên HIS: Tuyệt đối không để khoa tự viết tay thời gian rồi mới nhập máy. Hệ thống HIS phải có module bắt đầu/kết thúc ca mổ bằng cách quét mã vạch hoặc bấm giờ thực tế tại phòng mổ.
Cài đặt Rule chặn trùng thời gian (Real-time): Yêu cầu bộ phận IT thiết lập tính năng chặn trên phần mềm:
Khi nhập một bác sĩ vào kíp mổ, hệ thống tự động kiểm tra xem bác sĩ đó có đang trong một ca mổ khác chưa kết thúc hay không.
Nếu trùng, phần mềm phải cảnh báo và không cho phép lưu y lệnh.
Kiểm soát định mức phòng mổ: Thiết lập khoảng nghỉ tối thiểu giữa hai ca mổ tại cùng một phòng (ví dụ 15-20 phút) để đảm bảo thời gian vệ sinh công nghiệp và logic y vụ.
Tăng cường trách nhiệm của Kế hoạch tổng hợp: Định kỳ hàng tuần trích xuất báo cáo "Kiểm tra trùng lặp nhân lực" từ dữ liệu XML trước khi đẩy cổng. Những trường hợp trùng lặp phải được yêu cầu kíp mổ giải trình và điều chỉnh lại đúng thực tế trước khi gửi báo cáo lên cơ quan BHXH.