Mất kết nối với Cổng tiếp nhận dữ liệu Hệ thống thông tin giám định BHYT (Cổng BHXH) có thể do nhiều nguyên nhân: lỗi đường truyền internet của bệnh viện, lỗi máy chủ của cơ quan BHXH, hoặc sự cố phần mềm HIS. Theo Quyết định 130/QĐ-BYT, việc chậm trễ gửi dữ liệu do mất kết nối phải được xử lý theo quy trình nghiêm ngặt để tránh bị tính là "chuyển dữ liệu chậm" và dẫn đến xuất toán.
1. Tóm tắt ngắn gọn nội dung văn bản
Quyết định 130/QĐ-BYT quy định về việc trích chuyển dữ liệu:
Tính liên tục: Cơ sở y tế có trách nhiệm đảm bảo hạ tầng CNTT để gửi dữ liệu ngay sau khi kết thúc đợt điều trị.
Xử lý sự cố: Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật không thể gửi dữ liệu đúng hạn, cơ sở KCB phải có văn bản hoặc thông báo điện tử ngay cho cơ quan BHXH để ghi nhận thời điểm xảy ra sự cố.
Thời hạn gửi bù: Ngay sau khi khắc phục sự cố, bệnh viện phải thực hiện gửi bù toàn bộ dữ liệu bị tồn đọng và kèm theo biên bản xác nhận sự cố kỹ thuật.
2. Các điểm cần lưu ý để không bị xuất toán
2.1. Những nội dung dễ bị hiểu sai
"Chờ mạng có lại rồi gửi": Nhiều bệnh viện cứ đợi khi nào có kết nối thì mới đẩy dữ liệu mà không thông báo. Khi đó, hệ thống của BHXH sẽ tự động ghi nhận hồ sơ bị chậm (quá 24h) và đưa vào danh sách nghi ngờ vi phạm quy định về thời gian thực.
Lỗi do phần mềm HIS: Nếu lỗi do phần mềm của bệnh viện không đẩy được dữ liệu (nhưng mạng vẫn thông), cơ quan BHXH thường không chấp nhận đây là lý do khách quan trừ khi có xác nhận từ đơn vị cung cấp phần mềm và sự đồng ý của BHXH địa phương.
2.2. Những điều kiện thanh toán cần đặc biệt lưu ý
Minh chứng mất kết nối: Bệnh viện cần lưu lại ảnh chụp màn hình thông báo lỗi từ Cổng BHXH hoặc biên bản xác nhận của nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) để làm bằng chứng khi đối soát quyết toán.
Thứ tự dữ liệu: Khi gửi bù, phải đảm bảo dữ liệu được gửi theo đúng trình tự thời gian ra viện để không làm xáo trộn hệ thống giám định tự động.
2.3. Những sai sót thường gặp khi áp dụng thực tế
Không đối soát hồ sơ gửi bù: Sau khi có mạng, bệnh viện đẩy bù hàng loạt nhưng không kiểm tra xem có bao nhiêu hồ sơ gửi thành công, bao nhiêu hồ sơ bị lỗi định dạng. Kết quả là nhiều hồ sơ bị "rớt" lại mà không ai biết.
Quên ký số: Trong quá trình khắc phục sự cố, việc ký số hàng loạt có thể phát sinh lỗi. Hồ sơ gửi đi nhưng thiếu chữ ký số hợp lệ sẽ bị hệ thống từ chối ngay lập tức.
Đẩy dữ liệu trùng: Do mất kết nối, nhân viên bấm "Gửi" nhiều lần. Khi có mạng, hệ thống nhận được nhiều file XML giống nhau cho cùng một bệnh nhân, gây ra lỗi trùng lặp đợt điều trị.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Xây dựng quy trình ứng phó sự cố (SOP): Thiết lập quy trình: Phát hiện mất kết nối > Thông báo IT > IT thông báo cho BHXH qua Zalo/Email/Văn bản > Lập biên bản sự cố.
Sử dụng tính năng "Hàng đợi dữ liệu" (Queue) trên HIS: Yêu cầu đơn vị HIS cấu hình tính năng tự động lưu trữ các file XML vào hàng đợi khi mất mạng. Ngay khi có kết nối trở lại, hệ thống sẽ tự động đẩy bù theo thứ tự mà không cần nhân viên thao tác thủ công.
Kiểm tra trạng thái trên Cổng giám định: Sau khi khắc phục sự cố và gửi bù, phòng Kế hoạch tổng hợp phải xuất báo cáo "Trạng thái nhận hồ sơ" từ Cổng BHXH để đảm bảo 100% hồ sơ tồn đọng đã được hệ thống ghi nhận "Thành công".
Lưu trữ hồ sơ sự cố: Tập hợp tất cả các thông báo lỗi và văn bản giải trình vào một thư mục riêng theo quý để phục vụ đoàn thanh tra, giám định định kỳ.