Mã định danh y tế (HID - Health Identification) là mã số dùng để quản lý và định danh thông tin sức khỏe của mỗi cá nhân. Theo Thông tư 46/2018/TT-BYT, việc cấp sai hoặc cấp trùng mã HID sẽ phá vỡ tính liên kết của hồ sơ bệnh án, khiến việc tra cứu lịch sử KCB bị gián đoạn và gây lỗi khi đồng bộ dữ liệu với kho dữ liệu của Bộ Y tế.
1. Tóm tắt ngắn gọn nội dung văn bản
Thông tư 46/2018/TT-BYT quy định về hồ sơ bệnh án điện tử, trong đó nhấn mạnh:
Mã số định danh: Mỗi người dân chỉ có một mã định danh y tế duy nhất, tồn tại suốt đời.
Cấu trúc mã: Mã HID được xây dựng dựa trên mã số bảo hiểm xã hội (BHXH) hoặc mã định danh cá nhân (CCCD).
Trách nhiệm: Cơ sở y tế có trách nhiệm trích xuất và đồng bộ mã HID vào hồ sơ bệnh án điện tử để phục vụ việc liên thông dữ liệu quốc gia.
2. Các điểm cần lưu ý để không bị xuất toán
2.1. Những nội dung dễ bị hiểu sai
"HID là số thứ tự bệnh nhân": Nhiều bệnh viện nhầm lẫn mã HID với số thứ tự tiếp đón hoặc mã bệnh nhân nội bộ (PID). HID là mã định danh cấp quốc gia, trong khi PID chỉ có giá trị tại bệnh viện đó. Việc đẩy mã PID nội bộ vào trường dữ liệu dành cho HID trên file XML 130 sẽ bị hệ thống giám định báo lỗi "Định danh không hợp lệ".
Tự ý sinh mã HID: Khi không tra cứu được mã BHXH, nhân viên IT tự ý thiết lập thuật toán để phần mềm HIS tự sinh một mã HID "tạm thời". Các mã tạm thời này sẽ bị từ chối khi đồng bộ với Cổng dữ liệu của Bộ Y tế.
2.2. Những điều kiện thanh toán cần đặc biệt lưu ý
Sự thống nhất với mã định danh cá nhân: Theo Đề án 06, mã HID đang dần được thống nhất với số CCCD/Số định danh cá nhân. Nếu file XML ghi nhận chi phí cho một bệnh nhân nhưng mã HID lại thuộc về một người khác (do lỗi nhập liệu), toàn bộ hồ sơ đó sẽ bị coi là sai đối tượng và bị xuất toán.
Liên thông Bệnh án điện tử (EMR): Một bệnh án điện tử chỉ được công nhận hợp lệ nếu có mã HID chuẩn. Thiếu mã này, bệnh viện sẽ không thể gửi dữ liệu lên kho bệnh án điện tử quốc gia, ảnh hưởng đến việc đánh giá tiêu chí chất lượng bệnh viện.
2.3. Những sai sót thường gặp khi áp dụng thực tế
Cấp trùng mã HID: Một người bệnh đến khám 2 lần nhưng nhân viên tiếp đón tạo 2 mã HID khác nhau (thường do lỗi tìm kiếm không ra dữ liệu cũ), dẫn đến lịch sử KCB bị chia cắt.
Nhập sai số BHXH vào trường HID: Do mã HID lấy gốc từ mã số BHXH (10 số cuối), nếu nhân viên nhập thiếu hoặc thừa chữ số, file XML sẽ bị lỗi định dạng theo chuẩn Quyết định 130.
Không cập nhật mã HID khi bệnh nhân thay đổi thông tin: Khi bệnh nhân được cấp CCCD mới hoặc thay đổi mã định danh, bệnh viện vẫn lưu mã cũ, gây xung đột khi đối soát với CSDL quốc gia về dân cư.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Tự động hóa lấy mã HID từ Cổng BHXH/Bộ Y tế: Yêu cầu đơn vị HIS tích hợp chức năng tra cứu tự động. Khi nhập số CCCD hoặc quét mã thẻ BHYT, hệ thống phải tự động truy xuất mã HID chuẩn từ CSDL quốc gia về máy, không cho phép nhân viên nhập thủ công.
Quy trình "Làm sạch" danh mục bệnh nhân: Định kỳ hàng tháng, bộ phận IT thực hiện quét toàn bộ danh sách bệnh nhân trên HIS để tìm các mã HID trùng hoặc mã HID không đúng định dạng và thực hiện gộp hồ sơ/chỉnh sửa.
Sử dụng thẻ căn cước gắn chip: Khuyến khích người dân dùng CCCD gắn chip để đăng ký KCB. Đây là cách nhanh nhất và chính xác nhất để xác định mã HID, giảm thiểu sai sót do con người.
Kiểm tra trường dữ liệu XML: Trước khi đẩy cổng, bộ phận y vụ cần chạy bộ lọc kiểm tra trường
MA_DINH_DANH_V2(hoặc trường tương đương theo chuẩn 130). Nếu trường này trống hoặc sai định dạng số, phải yêu cầu bộ phận tiếp đón hoàn thiện trước khi gửi dữ liệu.