Trong lộ trình chuyển đổi số y tế, việc tra cứu thông tin thẻ BHYT trực tuyến qua Cổng giám định hoặc ứng dụng VssID/VNeID là quy trình then chốt. Việc kiểm soát tốt dữ liệu ngay từ khâu tiếp đón giúp ngăn chặn các lỗi hệ thống, đảm bảo hồ sơ bệnh án được chấp nhận thanh toán suôn sẻ trên cổng dữ liệu quốc gia.
1. Tóm tắt ngắn gọn nội dung văn bản
Quy trình tra cứu thông tin thẻ BHYT được thực hiện theo Nghị định 146/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của BHXH Việt Nam về việc sử dụng công nghệ thay thế thẻ giấy.
Hệ thống cho phép cơ sở y tế xác thực các thông tin quan trọng: Thời hạn sử dụng thẻ, mã đối tượng hưởng, mức hưởng và lịch sử khám chữa bệnh (KCB) của bệnh nhân trên toàn quốc để tránh tình trạng trùng lặp chỉ định hoặc trục lợi quỹ.
2. Các điểm cần lưu ý để không bị xuất toán
2.1. Những nội dung dễ bị hiểu sai
Giá trị pháp lý của phương thức xác thực: Nhiều nhân viên tiếp đón có thể nhầm lẫn giữa việc chấp nhận ảnh chụp thẻ BHYT (không có giá trị pháp lý) với hình ảnh thẻ trên ứng dụng VssID/VNeID (có giá trị pháp lý). Chỉ các ứng dụng chính thống có mã QR code động hoặc CCCD gắn chíp đã tích hợp dữ liệu mới được coi là căn cứ thanh toán hợp lệ.
Mối liên hệ giữa thẻ giấy và dữ liệu hệ thống: Đôi khi thẻ giấy vẫn còn hạn nhưng hệ thống báo lỗi do doanh nghiệp nợ đóng bảo hiểm hoặc thay đổi chính sách địa phương. Trong trường hợp này, dữ liệu trên Cổng tra cứu trực tuyến được coi là căn cứ cuối cùng để cơ quan BHXH chấp nhận thanh toán.
2.2. Những điều kiện thanh toán cần đặc biệt lưu ý
Kiểm soát lịch sử KCB trong ngày: Nếu hệ thống tra cứu báo cảnh báo "Bệnh nhân đã khám tại cơ sở khác trong ngày", bệnh viện cần kiểm tra kỹ tình trạng cấp cứu hoặc giấy chuyển tuyến. Nếu tiếp nhận không đúng quy định, toàn bộ chi phí phát sinh sẽ bị từ chối thanh toán.
Tính đồng nhất của dữ liệu: Mọi thông tin cá nhân (Họ tên, ngày sinh, giới tính) phải khớp tuyệt đối giữa: Giấy tờ tùy thân – Dữ liệu thẻ trên Cổng – Dữ liệu XML đầu ra của bệnh viện.
2.3. Những sai sót thường gặp khi áp dụng thực tế
Bỏ sót khâu tái tra cứu: Đối với bệnh nhân điều trị nội trú dài ngày hoặc chuyển từ tháng này sang tháng sau, nhân viên y tế thường quên tra cứu lại thông tin thẻ. Nếu thẻ hết hạn hoặc thay đổi mã quyền lợi trong thời gian nằm viện mà không cập nhật kịp thời, phần chi phí chênh lệch sẽ không được thanh toán.
Lỗi nhập liệu thủ công: Việc nhập mã thẻ bằng tay thay vì quét mã QR thường dẫn đến sai sót các ký tự tương đồng (như số 0 và chữ O), khiến hồ sơ bị lỗi định dạng khi đẩy lên cổng giám định.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Ứng dụng công nghệ quét mã tự động: Trang bị đầu đọc QR Code chuyên dụng hoặc tích hợp module quét QR qua webcam tại quầy tiếp đón. Việc này giúp tự động hóa việc điền thông tin vào phần mềm HIS, giảm thiểu 100% sai sót do nhập liệu thủ công.
Thiết lập quy trình kiểm soát 2 lớp: 1. Lớp 1: Tra cứu tại thời điểm tiếp đón. 2. Lớp 2: Kiểm tra lại trạng thái thẻ trước khi ký quyết toán hồ sơ (đặc biệt quan trọng với bệnh nhân nằm viện qua chu kỳ tháng).
Tự động hóa kết nối API: Yêu cầu bộ phận CNTT cấu hình phần mềm HIS tự động gọi lệnh tra cứu (API) đến cổng BHXH ngay khi nhập thông tin bệnh nhân. Hệ thống cần hiển thị cảnh báo nổi bật trên màn hình nếu thẻ có dấu hiệu bất thường.
Truyền thông hướng dẫn bệnh nhân: Đặt các bảng hướng dẫn sử dụng CCCD gắn chíp và ứng dụng VssID tại các khu vực chờ khám để bệnh nhân chủ động chuẩn bị, giúp đẩy nhanh tốc độ tiếp đón và tăng độ chính xác của dữ liệu đầu vào.