Trong quản trị bệnh viện nội trú, việc chuyển khoa (từ khoa này sang khoa khác) là diễn biến thường gặp. Tuy nhiên, theo chuẩn dữ liệu Quyết định 130/QĐ-BYT, toàn bộ quá trình điều trị của một bệnh nhân từ khi vào viện đến khi ra viện phải được quản lý bằng một mã hồ sơ duy nhất. Lỗi tách mã hoặc gộp mã không đúng quy trình khi chuyển khoa sẽ dẫn đến việc hệ thống giám định từ chối thanh toán do "hồ sơ không liên tục".
1. Tóm tắt ngắn gọn nội dung văn bản
Quyết định 130/QĐ-BYT quy định chuẩn dữ liệu đầu ra và cấu trúc file XML:
Mã hồ sơ (MA_HOSO): Phải là duy nhất và xuyên suốt trong một đợt điều trị, bất kể bệnh nhân có chuyển qua bao nhiêu khoa lâm sàng.
Bảng chỉ tiêu tổng hợp (Bảng 1): Phải tổng hợp đầy đủ chi phí, ngày giường và chẩn đoán của tất cả các khoa mà bệnh nhân đã đi qua.
Tính logic: Thời gian ra khoa trước phải khớp hoặc trước thời gian vào khoa sau, không được phép có khoảng trống (gap) hoặc chồng lấn thời gian điều trị giữa các khoa trên dữ liệu điện tử.
2. Các điểm cần lưu ý để không bị xuất toán
2.1. Những nội dung dễ bị hiểu sai
Mỗi khoa một bệnh án điện tử: Nhiều bác sĩ hiểu sai rằng khi chuyển khoa là kết thúc một bệnh án cũ và mở một bệnh án mới hoàn toàn. Điều này dẫn đến việc phần mềm HIS sinh ra 2 mã hồ sơ khác nhau cho cùng một đợt điều trị. Khi đẩy lên cổng, BHXH sẽ báo lỗi trùng lặp đợt điều trị và xuất toán cả hai.
Trách nhiệm tổng hợp chi phí: Khoa sau cùng thường lầm tưởng chỉ chịu trách nhiệm về chi phí tại khoa mình. Thực tế, hồ sơ XML chỉ được chấp nhận khi nó bao hàm tổng chi phí của tất cả các khoa. Nếu thiếu chi phí của khoa đầu tiên, bệnh viện sẽ mất doanh thu phần đó.
2.2. Những điều kiện thanh toán cần đặc biệt lưu ý
Sự liên tục của ngày giường: Tổng số ngày giường điều trị (Bảng 3) của các khoa cộng lại phải khớp với tổng ngày điều trị thực tế (Bảng 1). Nếu có sự sai lệch (ví dụ: bệnh nhân đã chuyển đi nhưng khoa cũ chưa làm thủ tục trên máy nên vẫn tính tiền giường), hệ thống sẽ cảnh báo "chồng lấn ngày giường" và xuất toán toàn bộ ngày bị trùng.
Mã khoa điều trị: Trong file XML, mỗi dịch vụ kỹ thuật hoặc thuốc phải gắn với mã khoa thực hiện cụ thể. Nếu gộp hồ sơ nhưng không tách được chi phí theo từng khoa, cơ quan giám định sẽ không thể đối soát định mức kinh tế kỹ thuật của từng chuyên khoa.
2.3. Những sai sót thường gặp khi áp dụng thực tế
Lỗi "Bỏ quên" chi phí khoa cũ: Khi gộp hồ sơ, các đơn thuốc hoặc dịch vụ kỹ thuật tại khoa đầu tiên bị "rơi" khỏi file XML cuối cùng do lỗi trích xuất dữ liệu của phần mềm HIS.
Sai lệch chẩn đoán chính: Khi chuyển khoa, bệnh chính có thể thay đổi (ví dụ: từ khoa Cấp cứu chuyển sang khoa Ngoại để mổ). Nếu không cập nhật lại chẩn đoán chính trong file tổng hợp, các can thiệp chuyên sâu tại khoa sau sẽ bị xuất toán vì "không phù hợp chẩn đoán".
Thời gian chuyển khoa phi logic: Giờ ra khoa Ngoại là 10h00 nhưng giờ vào khoa Hồi sức lại là 09h30. Sự chồng chéo này khiến hồ sơ bị lỗi quy trình và bị đẩy ra khỏi hệ thống giám định tự động.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Quy chuẩn hóa quy trình "Chuyển khoa" trên HIS: Yêu cầu đơn vị phần mềm thiết lập tính năng chuyển khoa bắt buộc: Khoa cũ làm lệnh "Chuyển đi" -> Khoa mới làm lệnh "Tiếp nhận". Quy trình này đảm bảo mã hồ sơ được kế thừa và thời gian được nối tiếp chính xác.
Xây dựng module kiểm tra trước khi đóng hồ sơ: Thiết lập bộ lọc tại khoa cuối cùng để bác sĩ/điều dưỡng kiểm tra lại toàn bộ chi phí từ các khoa trước đó đã hiển thị đầy đủ trên bảng kê hay chưa trước khi in phiếu thanh toán và cho bệnh nhân ra viện.
Đồng bộ hóa thời gian máy tính: Đảm bảo tất cả máy tính tại các khoa phòng đều sử dụng chung một múi giờ chuẩn từ máy chủ bệnh viện để tránh sai lệch giờ ra/vào khoa khi thao tác trên HIS.
Hậu kiểm dữ liệu XML tại phòng Kế hoạch tổng hợp: Định kỳ hàng tuần trích xuất danh sách các ca chuyển khoa để rà soát tính logic của thời gian và chẩn đoán. Đặc biệt chú ý các ca chuyển từ khoa nội sang khoa ngoại hoặc ngược lại để đảm bảo mã bệnh chính (ICD-10) phản ánh đúng nguồn lực tiêu tốn nhất.