Trong hệ thống thanh toán BHYT, mỗi loại VTYT phải có một "giấy khai sinh" kỹ thuật gồm nhiều loại mã. Khi chuyển đổi dữ liệu từ danh mục nội bộ của bệnh viện sang tệp XML để gửi lên cổng giám định, nếu việc "mapping" (tương đương) bị sai, hệ thống sẽ coi đó là vật tư ngoài danh mục.
1. Quy chuẩn mã hóa theo Quyết định 130/QĐ-BYT
Quyết định 130 yêu cầu tính chính xác tuyệt đối trong bảng XML2 và XML5:
Mã VTYT quốc gia: Phải khớp 100% với danh mục dùng chung của Bộ Y tế.
Mã hiệu, quy cách: Phải đúng với thông tin đã trúng thầu.
Mã định danh (GMD): Đây là trường dữ liệu mới giúp định danh chính xác chủng loại vật tư.
Đơn vị tính: Phải chuyển đổi về đơn vị chuẩn (ví dụ: "Cái", "Bộ", "Chiếc") theo đúng danh mục dùng chung.
2. Các sai sót thường gặp khi chuyển đổi mã
Nhầm lẫn mã thầu (Mã liên thông): Một loại VTYT có thể trúng thầu ở nhiều gói khác nhau với đơn giá khác nhau. Nếu phần mềm HIS lấy sai mã tương đương của gói thầu cũ (đã hết hạn) để áp cho vật tư mới dùng, hệ thống sẽ báo lỗi "VTYT không có trong danh mục thầu".
Sai lệch mã GMD (Global Medical Device): Việc gán sai mã GMD khiến hệ thống giám định hiểu nhầm loại vật tư này sang loại khác (ví dụ: từ "Nẹp vít" sang "Kim tiêm"), dẫn đến xuất toán vì không phù hợp với dịch vụ kỹ thuật đi kèm.
Lỗi định dạng chuỗi ký tự: Khi chuyển đổi, hệ thống làm mất các ký tự đặc biệt (dấu chấm, dấu gạch ngang) trong mã hiệu sản phẩm, làm sai lệch mã định danh quốc gia.
Tự ý "chế" mã tương đương: Khi kho dược/vật tư nhập một loại mới chưa kịp mapping, nhân viên CNTT hoặc kế toán tự ý lấy một mã "tương đương" gần giống để đẩy dữ liệu. Đây là lỗi bị tính là gian lận dữ liệu.
3. Giải pháp quản trị rủi ro dữ liệu
Để đảm bảo tỷ lệ đẩy cổng thành công 100%, bệnh viện cần thực hiện quy trình kiểm soát mã hóa sau:
Xây dựng từ điển Mapping tập trung: Cấu hình một bảng quản lý danh mục dùng chung trên HIS. Khi nhập mới một loại VTYT, bộ phận vật tư và CNTT phải đối soát mã quốc gia và mã GMD trực tiếp trên cổng của Bộ Y tế trước khi cho phép sử dụng.
Công cụ kiểm tra (Validation Tool): Trước khi gửi XML 130, hệ thống phải chạy qua một bộ lọc nội bộ để kiểm tra tính hợp lệ của trường
MA_VAT_TUvàMA_GMD. Nếu mã không tồn tại trong danh mục dùng chung, hệ thống sẽ chặn không cho gửi dữ liệu.Quản lý phiên bản danh mục (Version Control): Lưu trữ lịch sử thay đổi mã tương đương. Đảm bảo tại mỗi thời điểm sử dụng, mã VTYT trong XML phải tương ứng với mã hiệu trúng thầu đang có hiệu lực.
Tự động hóa cập nhật danh mục dùng chung: Thiết lập kết nối API giữa HIS và cổng thông tin Bộ Y tế để tự động cập nhật các thay đổi về mã VTYT quốc gia, tránh việc nhập tay thủ công gây sai sót.
Đối soát 1-1 giữa bảng kê và XML: Định kỳ kiểm tra xác suất giữa tên VTYT ghi trên hóa đơn/bệnh án với mã tương đương trong file XML để phát hiện các lỗi mapping logic.