Với sự phát triển của công nghệ y khoa, các hệ thống xét nghiệm tự động hoàn toàn đã trở thành xương sống trong công tác chẩn đoán tại bệnh viện. Tuy nhiên, việc quản lý vật tư y tế và hóa chất đi kèm các hệ thống này đang đối mặt với nguy cơ xuất toán lớn nếu không tuân thủ nghiêm ngặt định mức quy định tại Quyết định 1924/QĐ-BYT.
Việc giám định chi phí xét nghiệm hiện nay không chỉ dừng lại ở kết quả đầu ra mà còn kiểm soát chặt chẽ "đầu vào", bao gồm hóa chất, vật tư tiêu hao và các quy trình vận hành máy.
1. Tóm tắt nội dung quy định pháp lý
Quyết định 1924/QĐ-BYT của Bộ Y tế là văn bản quan trọng xác lập định mức kinh tế kỹ thuật, làm cơ sở xây dựng giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh. Trong đó, quy định rõ:
Định mức hóa chất chính, hóa chất phụ và vật tư tiêu hao cho từng loại xét nghiệm (Huyết học, Sinh hóa, Miễn dịch...).
Tỷ lệ hao hụt cho phép trong quá trình vận hành, bảo trì và hiệu chuẩn máy xét nghiệm (Calibrator/Control).
Yêu cầu về tính tương thích giữa hóa chất và dòng máy (hệ thống đóng và hệ thống mở).
2. Nhận diện các nguy cơ gây xuất toán hàng đầu
2.1. Những nội dung dễ bị hiểu sai
"Hóa chất dùng bao nhiêu thanh toán bấy nhiêu": Nhiều đơn vị xét nghiệm có thói quen kê khai vật tư dựa trên lượng xuất kho thực tế. Tuy nhiên, cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) chỉ thanh toán dựa trên định mức kỹ thuật của mỗi loại xét nghiệm đã được phê duyệt. Mọi chi phí hóa chất vượt định mức do lỗi vận hành hoặc bảo quản kém đều bị từ chối thanh toán.
Định mức cho công tác nội kiểm (QC): Chi phí hóa chất cho các mẫu ngoại kiểm và nội kiểm thường được kết cấu vào giá dịch vụ. Việc tách riêng các chi phí này để thanh toán thêm hoặc kê khai vượt quá tần suất quy định trong hướng dẫn kỹ thuật sẽ dẫn đến xuất toán toàn bộ phần chênh lệch.
2.2. Điều kiện thanh toán và minh chứng dữ liệu
Sự tương thích mã máy và hóa chất: Hệ thống giám định tự động đối soát mã máy xét nghiệm (
MA_MAY) với mã hóa chất sử dụng. Nếu một dòng máy "đóng" (chỉ dùng hóa chất của hãng) nhưng lại kê khai mã hóa chất của hãng khác có giá rẻ hơn hoặc đắt hơn, hồ sơ sẽ bị báo lỗi dữ liệu không xác thực.Nhật ký vận hành máy: Đây là minh chứng quan trọng khi hậu kiểm. Số lượng xét nghiệm trên bảng kê tài chính phải khớp với số lượng "test" thực hiện được ghi nhận trên bộ nhớ của máy xét nghiệm và nhật ký nội kiểm/ngoại kiểm.
2.3. Những sai sót thường gặp trong thực tế áp dụng
Lỗi định mức vật tư tiêu hao đi kèm: Kê khai các vật tư như đầu côn (pipette tips), cốc bệnh phẩm, ống nghiệm vượt quá số lượng xét nghiệm thực tế (ví dụ: thực hiện 100 xét nghiệm nhưng kê 150 đầu côn không có lý do thỏa đáng).
Không bóc tách hóa chất dùng chung: Sử dụng các hóa chất rửa (wash solution), hóa chất nền dùng chung cho nhiều loại xét nghiệm nhưng lại kê khai vào từng loại xét nghiệm riêng biệt, gây hiện tượng tính trùng chi phí.
Lỗi số lô (Lot) và hạn dùng: Hóa chất sử dụng thực tế tại phòng xét nghiệm có số lô không khớp với dữ liệu XML đẩy lên cổng giám định, thường do khâu nhập liệu của kỹ thuật viên không cập nhật kịp thời khi thay hộp hóa chất mới.
3. Giải pháp quản trị bền vững cho bệnh viện
Để tối ưu hóa quản lý và đảm bảo an toàn trong thanh toán BHYT, các bệnh viện cần thực hiện các giải pháp sau:
Số hóa quản lý kho hóa chất bằng mã vạch: Liên kết trực tiếp kho dược/vật tư với hệ thống thông tin phòng xét nghiệm (LIS). Khi kỹ thuật viên quét mã hóa chất đầu vào máy, hệ thống tự động cập nhật số lô, hạn dùng lên bảng kê của bệnh nhân (Real-time).
Thiết lập định mức cứng trên hệ thống HIS/LIS: Cấu hình phần mềm để tự động tính toán lượng hóa chất và vật tư tiêu hao theo đúng định mức tại Quyết định 1924/QĐ-BYT. Mọi trường hợp sử dụng vượt định mức phải được phê duyệt bởi trưởng khoa và có giải trình cụ thể.
Kết nối trực tiếp máy xét nghiệm với hệ thống giám định: Triển khai giải pháp kết nối (Interface) để dữ liệu từ máy xét nghiệm đổ thẳng về hồ sơ thanh toán, hạn chế tối đa sự can thiệp thủ công của con người vào số lượng "test" thực hiện.
Đối soát định kỳ hóa chất tồn kho và dữ liệu thanh toán: Hàng tháng, tổ giám định nội bộ thực hiện kiểm kê và đối soát:
Lượng hóa chất nhập kho - Lượng hóa chất tồn - Lượng xét nghiệm đã thanh toán. Nếu có sai lệch lớn, cần rà soát lại quy trình vận hành và bảo trì máy.
Việc quản lý chặt chẽ vật tư trong xét nghiệm tự động không chỉ giúp bệnh viện tránh được rủi ro tài chính mà còn nâng cao tính chính xác, minh bạch trong công tác chẩn đoán và điều trị.