Việc quy định số ca tối đa trên một máy (hoặc một bàn khám) trong một ngày nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế và an toàn cho người bệnh. Khi bệnh viện chỉ định số lượng dịch vụ kỹ thuật vượt quá năng lực đáp ứng của máy móc theo quy định, phần chi phí vượt định mức sẽ bị quỹ BHYT từ chối thanh toán.
1. Quy định trọng tâm của Thông tư 39/2018/TT-BYT
Theo Thông tư quy định về định mức kinh tế kỹ thuật:
Định mức số ca: Mỗi loại máy (như máy siêu âm, X-quang, CT-Scanner, MRI, máy nội soi...) được quy định một số lượng ca thực hiện tối đa trong một ngày làm việc (8 giờ).
Định mức bàn khám: Đối với dịch vụ khám bệnh, mỗi bàn khám có định mức số lượt khám/ngày. Khi vượt quá số lượng này (thường là từ lượt thứ 65 trở lên), giá dịch vụ sẽ bị giảm trừ theo tỷ lệ (ví dụ: chỉ thanh toán 50% mức giá).
Nhân lực đi kèm: Số ca máy phải tương ứng với số lượng bác sĩ/kỹ thuật viên có chứng chỉ hành nghề được phân công vận hành máy đó.
2. Các sai sót thường gặp và rủi ro xuất toán
Vượt công suất thực tế: Bệnh viện chỉ có 2 máy siêu âm (định mức 48 ca/máy/ngày) nhưng trong file XML gửi đi lại ghi nhận 150 ca siêu âm. Hệ thống sẽ tự động xuất toán chi phí của 54 ca vượt định mức.
Mã hóa sai thông tin máy (Trường
MA_MAY): Trong tệp dữ liệu, nếu nhiều phòng khám hoặc nhiều khoa cùng đẩy dữ liệu về một mã máy duy nhất, hệ thống giám định sẽ hiểu là một máy đang gánh khối lượng công việc của cả bệnh viện, dẫn đến báo lỗi quá tải.Thời gian thực hiện phi lý: Khoảng cách thời gian giữa hai ca trên cùng một máy quá ngắn (ví dụ: chụp CT chỉ cách nhau 1 phút) không đủ thời gian để máy vận hành và bác sĩ đọc kết quả theo quy chuẩn kỹ thuật.
Phân công bác sĩ "ảo": Một bác sĩ được ghi nhận đang thực hiện kỹ thuật trên 3 máy khác nhau tại cùng một thời điểm. Đây là lỗi logic nhân lực thường bị BHXH từ chối thanh toán toàn bộ các ca đó.
3. Giải pháp quản trị rủi ro cho bệnh viện
Để đảm bảo các dịch vụ kỹ thuật được thanh toán đầy đủ, bệnh viện cần cấu hình hệ thống HIS như sau:
Quản lý danh mục máy móc (Equipment Mapping): Mỗi máy (siêu âm, X-quang...) phải có một mã định danh riêng (
MA_MAY) trên phần mềm. Tuyệt đối không dùng chung một mã cho nhiều thiết bị khác nhau.Cài đặt rào chặn định mức (Hard Limit/Soft Limit): Cấu hình HIS: Khi một máy đã đạt đến số ca tối đa trong ngày theo Thông tư 39, hệ thống sẽ phát cảnh báo hoặc tự động chuyển chỉ định sang mã máy khác còn trống.
Quản lý lịch trực và chứng chỉ hành nghề: Tích hợp danh sách bác sĩ có chứng chỉ hành nghề tương ứng với từng loại máy. Hệ thống chỉ cho phép ký kết quả nếu bác sĩ đó được phân công trực tại phòng máy đó vào thời điểm đó.
Phân bổ thời gian tự động: Thiết lập thuật toán giãn cách thời gian tối thiểu giữa các ca trên cùng một máy (ví dụ: siêu âm tối thiểu 10 phút/ca). Điều này giúp dữ liệu thời gian trên file XML luôn đảm bảo tính logic.
Theo dõi hiệu suất qua Dashboard: Phòng Kế hoạch tổng hợp cần theo dõi biểu đồ công suất máy hàng ngày. Nếu máy nào thường xuyên "chạm trần", cần xem xét việc trang bị thêm máy hoặc điều chỉnh luồng bệnh để tránh lãng phí và rủi ro xuất toán.