Trong quản lý cung ứng và thanh toán BHYT, mỗi mặt hàng Vật tư y tế khi lưu hành đều được Bộ Y tế cấp một mã định danh duy nhất (Mã quốc gia). Theo Quyết định 130/QĐ-BYT, mã này phải được đồng bộ chính xác từ danh mục thầu, hóa đơn đầu vào cho đến dữ liệu trích xuất đầu ra của bệnh viện.
1. Tính pháp lý và quy định về mã quốc gia VTYT
Theo các quy định hiện hành về chuẩn dữ liệu đầu ra:
Tính duy nhất: Mã quốc gia VTYT (Trường
MA_VAT_TU) trong file XML phải khớp hoàn toàn với danh mục VTYT đã được Bộ Y tế công bố và kết quả đấu thầu đã được phê duyệt.Liên thông dữ liệu: Mã này là cơ sở để hệ thống giám định đối soát giá thanh toán, quy cách đóng gói và điều kiện hưởng BHYT của người bệnh.
Trách nhiệm: Cơ sở khám chữa bệnh có trách nhiệm cập nhật chính xác mã quốc gia vào phần mềm quản lý (HIS/Inventory) ngay khi nhập kho mặt hàng mới.
2. Các sai sót thường gặp và rủi ro xuất toán
Nhập sai mã định danh từ khâu thầu: Nhân viên y vụ hoặc khoa Dược nhập thủ công mã quốc gia vào phần mềm dẫn đến sai lệch ký tự (thừa/thiếu dấu chấm, dấu gạch ngang). Hệ thống giám định sẽ báo lỗi "Mã vật tư không tồn tại trên hệ thống".
Sử dụng mã cũ đã bị khai tử: Một số vật tư thay đổi nhà sản xuất hoặc thay đổi quy chuẩn mã định danh nhưng bệnh viện vẫn sử dụng mã cũ từ các gói thầu trước đó.
Nhầm lẫn giữa mã nội bộ và mã quốc gia: Phần mềm HIS của bệnh viện trích xuất nhầm trường thông tin "Mã quản lý kho" (do bệnh viện tự đặt) vào trường "Mã quốc gia" trong file XML gửi đi.
Sai lệch thông tin theo lô/đời máy: Cùng một tên gọi vật tư nhưng có nhiều mã quốc gia khác nhau tùy theo kích cỡ (size), chất liệu hoặc đời máy. Việc áp sai mã của size này cho size khác sẽ dẫn đến sai lệch về giá trị thanh toán.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Để khắc phục triệt để lỗi không khớp mã quốc gia VTYT, bệnh viện nên triển khai các giải pháp sau:
Tự động hóa cập nhật danh mục từ Cổng Bộ Y tế: Thiết lập tính năng trên phần mềm HIS/Dược cho phép đồng bộ trực tiếp danh mục VTYT từ cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế. Thay vì nhập tay, nhân viên chỉ cần chọn đúng tên mặt hàng theo kết quả thầu, hệ thống sẽ tự điền mã quốc gia tương ứng.
Sử dụng công nghệ mã vạch (Barcode/QR) trong quản lý kho: Khi nhập kho VTYT, thực hiện quét mã vạch trên bao bì sản phẩm. Nếu mã vạch này đã được liên kết với mã quốc gia chuẩn, thông tin sẽ được tự động cập nhật chính xác vào thẻ kho và hồ sơ bệnh nhân.
Thiết lập quy trình kiểm soát 3 lớp: 1. Khoa Dược kiểm tra khi nhập kho. 2. Phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra khi đối chiếu hóa đơn. 3. Bộ phận Y vụ/IT kiểm tra tính logic của mã trước khi trích xuất XML gửi cổng giám định.
Xây dựng bảng ánh xạ (Mapping) chuẩn: Định kỳ rà soát bảng danh mục vật tư dùng chung. Đảm bảo mọi mặt hàng đang lưu hành tại bệnh viện đều có mã quốc gia tương ứng còn hiệu lực. Các mặt hàng hết hạn thầu hoặc bị đình chỉ lưu hành phải được khóa mã trên hệ thống ngay lập tức.
Hậu kiểm dữ liệu XML tự động: Sử dụng các công cụ kiểm soát lỗi dữ liệu để so sánh trường
MA_VAT_TUtrong file XML với danh mục dùng chung của BHXH. Nếu phát hiện mã không khớp, hệ thống phải chặn không cho đẩy dữ liệu và phát cảnh báo để hiệu chỉnh kịp thời.