Hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) là bản số hóa toàn bộ thông tin sức khỏe của người dân suốt đời. Việc đồng bộ dữ liệu từ hệ thống của bệnh viện lên kho dữ liệu quốc gia giúp các bác sĩ có cái nhìn tổng thể về tiền sử bệnh lý của bệnh nhân, từ đó nâng cao chất lượng chẩn đoán và giảm thiểu các chỉ định cận lâm sàng không cần thiết.
1. Tính pháp lý và mục tiêu của việc đồng bộ dữ liệu
Theo Quyết định 06/QĐ-TTg (Đề án 06) và các hướng dẫn của Bộ Y tế:
Tính liên thông: Các cơ sở khám chữa bệnh có trách nhiệm trích chuyển dữ liệu KCB ngay sau khi bệnh nhân ra viện lên Cổng tiếp nhận dữ liệu của Bộ Y tế và BHXH để hình thành EHR.
Định danh duy nhất: Dữ liệu EHR phải được gắn với Số định danh cá nhân (số CCCD) để đảm bảo tính duy nhất và chính xác của thông tin sức khỏe trên quy mô toàn quốc.
Quyền lợi người dân: Thông tin đồng bộ thành công sẽ hiển thị trên ứng dụng VNeID hoặc các ứng dụng Sổ sức khỏe điện tử, giúp người dân tự quản lý sức khỏe cá nhân.
2. Các sai sót thường gặp làm gián đoạn đồng bộ
Sai lệch thông tin định danh: Đây là nguyên nhân hàng đầu (chiếm >80% lỗi). Nếu số CCCD, họ tên hoặc ngày sinh trong hệ thống bệnh viện không khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, dữ liệu EHR sẽ bị hệ thống trung tâm từ chối tiếp nhận.
Lỗi định dạng dữ liệu (Mapping): Các trường thông tin về chẩn đoán (ICD-10), mã thuốc, mã dịch vụ kỹ thuật không tuân thủ danh mục dùng chung của Bộ Y tế, dẫn đến việc dữ liệu bị "vênh" khi đẩy lên kho dữ liệu tập trung.
Hồ sơ chưa được ký số: Dữ liệu đẩy đi thiếu chữ ký số của bác sĩ hoặc của bệnh viện sẽ không có giá trị pháp lý và không được ghi nhận vào hồ sơ sức khỏe điện tử của người dân.
Lỗi kết nối hạ tầng: Đường truyền giữa hệ thống HIS của bệnh viện và cổng tiếp nhận dữ liệu EHR bị gián đoạn, hoặc phần mềm trung gian (Middleware) gặp sự cố khiến dữ liệu không được đẩy đi kịp thời.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Để đảm bảo tỷ lệ đồng bộ hồ sơ sức khỏe điện tử đạt mức cao nhất, bệnh viện nên triển khai các giải pháp sau:
Xác thực CCCD gắn chíp ngay từ khâu tiếp đón: Sử dụng đầu đọc thẻ CCCD để tự động lấy thông tin định danh từ chíp. Điều này đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác 100% so với CSDL dân cư, triệt tiêu lỗi sai lệch thông tin cá nhân.
Chuẩn hóa danh mục dùng chung (Master Data): Thường xuyên rà soát và cập nhật bảng ánh xạ (mapping) giữa danh mục nội bộ của bệnh viện với danh mục chuẩn của Bộ Y tế theo Quyết định 130 và các thông tư liên quan.
Tự động hóa quy trình đẩy dữ liệu: Cấu hình hệ thống HIS tự động trích xuất và đẩy dữ liệu EHR ngay khi hồ sơ bệnh án được duyệt ra viện và ký số thành công. Tránh việc để dồn hồ sơ cuối tuần hoặc cuối tháng mới đẩy một lần.
Xây dựng bảng theo dõi tỷ lệ đồng bộ (Dashboard): Phòng CNTT cần thiết lập màn hình theo dõi số lượng hồ sơ đẩy thành công và hồ sơ bị lỗi theo thời gian thực. Các hồ sơ lỗi cần được phân loại theo mã lỗi để bộ phận y vụ xử lý ngay.
Kiểm tra tính toàn vẹn của chữ ký số: Đảm bảo tất cả các văn bản điện tử (Tóm tắt bệnh án, Giấy ra viện, Giấy chứng sinh...) đều đã được ký số hợp lệ trước khi thực hiện lệnh đồng bộ lên hệ thống EHR quốc gia.
1. Tính pháp lý và mục tiêu của việc đồng bộ dữ liệu
Theo Quyết định 06/QĐ-TTg (Đề án 06) và các hướng dẫn của Bộ Y tế:
Tính liên thông: Các cơ sở khám chữa bệnh có trách nhiệm trích chuyển dữ liệu KCB ngay sau khi bệnh nhân ra viện lên Cổng tiếp nhận dữ liệu của Bộ Y tế và BHXH để hình thành EHR.
Định danh duy nhất: Dữ liệu EHR phải được gắn với Số định danh cá nhân (số CCCD) để đảm bảo tính duy nhất và chính xác của thông tin sức khỏe trên quy mô toàn quốc.
Quyền lợi người dân: Thông tin đồng bộ thành công sẽ hiển thị trên ứng dụng VNeID hoặc các ứng dụng Sổ sức khỏe điện tử, giúp người dân tự quản lý sức khỏe cá nhân.
2. Các sai sót thường gặp làm gián đoạn đồng bộ
Sai lệch thông tin định danh: Đây là nguyên nhân hàng đầu (chiếm >80% lỗi). Nếu số CCCD, họ tên hoặc ngày sinh trong hệ thống bệnh viện không khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, dữ liệu EHR sẽ bị hệ thống trung tâm từ chối tiếp nhận.
Lỗi định dạng dữ liệu (Mapping): Các trường thông tin về chẩn đoán (ICD-10), mã thuốc, mã dịch vụ kỹ thuật không tuân thủ danh mục dùng chung của Bộ Y tế, dẫn đến việc dữ liệu bị "vênh" khi đẩy lên kho dữ liệu tập trung.
Hồ sơ chưa được ký số: Dữ liệu đẩy đi thiếu chữ ký số của bác sĩ hoặc của bệnh viện sẽ không có giá trị pháp lý và không được ghi nhận vào hồ sơ sức khỏe điện tử của người dân.
Lỗi kết nối hạ tầng: Đường truyền giữa hệ thống HIS của bệnh viện và cổng tiếp nhận dữ liệu EHR bị gián đoạn, hoặc phần mềm trung gian (Middleware) gặp sự cố khiến dữ liệu không được đẩy đi kịp thời.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Để đảm bảo tỷ lệ đồng bộ hồ sơ sức khỏe điện tử đạt mức cao nhất, bệnh viện nên triển khai các giải pháp sau:
Xác thực CCCD gắn chíp ngay từ khâu tiếp đón: Sử dụng đầu đọc thẻ CCCD để tự động lấy thông tin định danh từ chíp. Điều này đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác 100% so với CSDL dân cư, triệt tiêu lỗi sai lệch thông tin cá nhân.
Chuẩn hóa danh mục dùng chung (Master Data): Thường xuyên rà soát và cập nhật bảng ánh xạ (mapping) giữa danh mục nội bộ của bệnh viện với danh mục chuẩn của Bộ Y tế theo Quyết định 130 và các thông tư liên quan.
Tự động hóa quy trình đẩy dữ liệu: Cấu hình hệ thống HIS tự động trích xuất và đẩy dữ liệu EHR ngay khi hồ sơ bệnh án được duyệt ra viện và ký số thành công. Tránh việc để dồn hồ sơ cuối tuần hoặc cuối tháng mới đẩy một lần.
Xây dựng bảng theo dõi tỷ lệ đồng bộ (Dashboard): Phòng CNTT cần thiết lập màn hình theo dõi số lượng hồ sơ đẩy thành công và hồ sơ bị lỗi theo thời gian thực. Các hồ sơ lỗi cần được phân loại theo mã lỗi để bộ phận y vụ xử lý ngay.
Kiểm tra tính toàn vẹn của chữ ký số: Đảm bảo tất cả các văn bản điện tử (Tóm tắt bệnh án, Giấy ra viện, Giấy chứng sinh...) đều đã được ký số hợp lệ trước khi thực hiện lệnh đồng bộ lên hệ thống EHR quốc gia.