Trong nỗ lực tối ưu hóa nguồn lực, việc tái sử dụng (hấp sấy lại) một số loại vật tư y tế là giải pháp được nhiều cơ sở y tế lựa chọn. Tuy nhiên, theo các Công văn mới nhất từ Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam, đây là khu vực kiểm soát "Đặc biệt". Nếu không có quy trình chuẩn hóa và minh chứng pháp lý đầy đủ, bệnh viện đối mặt với nguy cơ xuất toán toàn bộ chi phí vật tư và dịch vụ kỹ thuật liên quan.
Việc tái sử dụng sai quy định không chỉ gây rủi ro tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn người bệnh và uy tín của đơn vị.
1. Tóm tắt nội dung quy định pháp lý
Các Công văn của BHXH về kiểm soát vật tư tái sử dụng và hướng dẫn của Bộ Y tế quy định:
Danh mục cho phép: Chỉ những vật tư được nhà sản xuất dán nhãn "Reusable" (tái sử dụng) mới được phép hấp sấy lại. Đối với vật tư "Single-use" (sử dụng một lần), việc tái sử dụng phải tuân thủ danh mục thí điểm của Bộ Y tế và có quy trình kỹ thuật được phê duyệt.
Số lần tái sử dụng: Phải được kiểm soát chặt chẽ thông qua các phương pháp đánh dấu hoặc quản lý phần mềm.
Giá thanh toán: BHXH chỉ thanh toán chi phí vật tư dựa trên số lần sử dụng thực tế (Ví dụ: Một dụng cụ giá 10 triệu đồng, tái sử dụng 5 lần thì mỗi ca chỉ được thanh toán 2 triệu đồng).
2. Các điểm cần lưu ý để không bị xuất toán
2.1. Những nội dung dễ bị hiểu sai
"Vật tư còn tốt thì cứ hấp sấy dùng tiếp": Đây là lỗi phổ biến nhất. Dưới góc độ giám định, nếu vật tư thuộc nhóm sử dụng một lần (Single-use) mà bệnh viện tự ý tái sử dụng khi chưa có phê duyệt của cấp có thẩm quyền, toàn bộ chi phí sẽ bị từ chối thanh toán, ngay cả khi quy trình tiệt khuẩn đạt chuẩn.
Thanh toán nguyên giá cho vật tư dùng nhiều lần: Kê khai thanh toán 100% giá trị vật tư cho mỗi bệnh nhân trong khi vật tư đó đã được hấp sấy lại từ các ca trước.
2.2. Điều kiện thanh toán và minh chứng dữ liệu
Mã quản lý vòng đời (Tracking): Hồ sơ phải minh chứng được vật tư này đang ở "lần sử dụng thứ mấy". Nếu không có hệ thống theo dõi (như khắc lazer, dán mã QR bền nhiệt), giám định viên sẽ mặc định xuất toán do không xác định được tính minh bạch của chi phí.
Biên bản kiểm định chất lượng: Sau mỗi lần hấp sấy, vật tư phải được kiểm tra tính năng kỹ thuật. Thiếu hồ sơ này, BHYT có quyền từ chối chi trả vì không đảm bảo an toàn kỹ thuật cho người bệnh.
2.3. Những sai sót thường gặp trong thực tế
Lỗi tính trùng: Kê khai tiền vật tư (đã tái sử dụng) cộng với tiền hấp sấy lẻ, trong khi chi phí hấp sấy thường đã được kết cấu trong giá dịch vụ kỹ thuật.
Hồ sơ bệnh án không khớp: Tường trình phẫu thuật ghi sử dụng vật tư mới hoàn toàn, nhưng nhật ký tại khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn lại ghi nhận việc đóng gói, hấp sấy dụng cụ đó từ ca mổ trước.
Sử dụng hóa chất tiệt khuẩn không đúng: Tái sử dụng vật tư tinh vi (như dây catheter, dao siêu âm) nhưng lại hấp nhiệt cao thay vì hấp Plasma, dẫn đến hỏng vật tư và bị xuất toán vì làm sai hướng dẫn nhà sản xuất.
3. Gợi ý cách triển khai trong bệnh viện
Để quản trị rủi ro ở mức "Đặc biệt" này, bệnh viện cần triển khai hệ thống quản lý chuyên nghiệp:
Số hóa quản lý vật tư tái sử dụng trên HIS/LIS: Cấu hình để hệ thống tự động nhận diện các mã vật tư cho phép dùng lại. Mỗi khi kỹ thuật viên quét mã vật tư, hệ thống tự động nhảy "Lần sử dụng thứ n" và tự động chia đơn giá thanh toán tương ứng.
Triển khai dán nhãn định danh duy nhất (UDI): Sử dụng các loại nhãn chịu nhiệt hoặc khắc lazer mã định danh lên dụng cụ. Khi đóng gói hấp sấy, khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn quét mã này để ghi nhận lịch sử tiệt khuẩn.
Xây dựng Hội đồng khoa học phê duyệt quy trình: Đối với các vật tư muốn tái sử dụng ngoài danh mục phổ biến, bệnh viện phải có đề tài nghiên cứu hoặc quy trình kỹ thuật được Hội đồng khoa học bệnh viện và Sở Y tế/Bộ Y tế phê duyệt bằng văn bản.
Kiểm soát chéo kho vật tư: Định kỳ đối soát:
(Số lượng vật tư nhập kho x Định mức số lần dùng) - Số lượng dịch vụ thực tế. Nếu số lượt dịch vụ vượt quá khả năng đáp ứng của vật tư hiện có, đó là dấu hiệu của việc tái sử dụng quá mức quy định hoặc kê khống.