Trong các đợt hậu kiểm BHYT, sai lệch giữa số lượng thuốc, vật tư tiêu hao (VTYT) trên hồ sơ bệnh án và Phiếu công khai dịch vụ là lỗi "tối kỵ". Sự thiếu khớp đúng này không chỉ dẫn đến xuất toán mà còn khiến bệnh viện rơi vào diện nghi ngờ trục lợi quỹ BHYT. Việc xây dựng một quy trình đối soát khép kín là yêu cầu cấp bách của nhà quản trị.
1. Tại sao có sự sai lệch (lỗi "vênh") dữ liệu?
Sự sai lệch thường không đến từ việc cố ý trục lợi mà do đứt gãy trong quy trình tác nghiệp:
Lỗi cập nhật: Bác sĩ thay đổi y lệnh thuốc nhưng điều dưỡng chưa kịp điều chỉnh trên phiếu công khai hoặc ngược lại.
Lỗi trả thuốc/vật tư: Bệnh nhân chuyển khoa, chuyển tuyến hoặc tử vong, thuốc đã lĩnh nhưng thực tế chưa dùng, nếu không làm thủ tục "trả lại kho" trên hệ thống, số lượng trên bảng kê thanh toán sẽ cao hơn thực tế sử dụng ghi trong bệnh án.
Lỗi định mức VTYT: Kê khai vật tư theo gói (combo) nhưng thực tế bệnh án chỉ mô tả sử dụng một phần.
2. Hệ lụy pháp lý và tài chính
Cơ quan BHXH thực hiện giám định dựa trên nguyên tắc: Chỉ thanh toán những gì thực dùng và được ghi chép đầy đủ.
Nếu Bảng kê > Bệnh án: Xuất toán phần chênh lệch và có thể bị phạt hành chính vì kê khai khống.
Nếu Bảng kê < Bệnh án: Bệnh viện chịu thiệt hại về kinh tế do không thu hồi được chi phí vật tư đã sử dụng.
3. Quy trình rà soát tính khớp đúng (Checklist cho Quản lý)
Dựa trên Thông tư 31/2021/TT-BYT, quản lý bệnh viện cần yêu cầu các khoa thực hiện quy trình "Kiểm soát kép":
Công khai hằng ngày: Điều dưỡng phải thực hiện ký xác nhận thuốc/VTYT cùng bệnh nhân hoặc người nhà hằng ngày. Phiếu công khai phải được treo tại đầu giường hoặc vị trí dễ tiếp cận để kiểm tra chéo.
Đối soát cuối ngày: Điều dưỡng trưởng khoa rà soát giữa y lệnh bác sĩ (trong HIS) và phiếu thực hiện của điều dưỡng. Mọi sự thay đổi y lệnh phải được cập nhật đồng bộ lên phiếu công khai trong vòng 2 giờ.
Hậu kiểm trước khi ra viện: Bộ phận áp mã thanh toán phải đối chiếu tổng số lượng thuốc/vật tư trên Bảng kê 01/BV với tổng kết bệnh án. Chỉ khi hai con số này khớp tuyệt đối mới được phép chốt hồ sơ.
4. Giải pháp Công nghệ thông tin
Để loại bỏ yếu tố sai sót do con người, bệnh viện cần:
Tự động hóa việc đổ dữ liệu từ Y lệnh bác sĩ sang Phiếu công khai thuốc trên phần mềm HIS.
Tích hợp mã QR trên vỏ vật tư tiêu hao đắt tiền để quét trực tiếp vào hồ sơ bệnh nhân khi sử dụng tại phòng mổ, đảm bảo "dùng đến đâu quét đến đó".
5. Kết luận
Minh bạch trong việc sử dụng thuốc và vật tư là nền tảng của quản trị bệnh viện an toàn. Như quy định tại Thông tư 31/2021/TT-BYT, một quy trình đối soát chặt chẽ không chỉ giúp bệnh viện tránh được các khoản xuất toán không đáng có mà còn xây dựng niềm tin của người bệnh và sự chuyên nghiệp trước cơ quan quản lý.