Việc triển khai hồ sơ bệnh án điện tử là xu thế tất yếu, tuy nhiên trong giai đoạn chuyển tiếp và các tình huống đặc thù, hồ sơ bệnh án giấy vẫn đóng vai trò là "phương án dự phòng" quan trọng. Hiểu rõ các trường hợp được sử dụng bệnh án giấy giúp đội ngũ CNTT xây dựng quy trình vận hành liên tục (Business Continuity Plan) cho bệnh viện.
1. Các trường hợp được phép sử dụng hồ sơ bệnh án giấy
Theo các hướng dẫn hiện hành, ngay cả khi cơ sở y tế đã công bố triển khai BAĐT, hồ sơ giấy vẫn được sử dụng trong các tình huống sau:
Sự cố hệ thống CNTT: Khi hạ tầng mạng, máy chủ hoặc phần mềm HIS/EMR gặp sự cố nghiêm trọng không thể khắc phục ngay, đảm bảo hoạt động khám chữa bệnh không bị gián đoạn.
Tình huống khẩn cấp, thiên tai: Các trường hợp bất khả kháng gây mất điện diện rộng hoặc hỏng hóc hạ tầng phần cứng.
Yêu cầu từ cơ quan tư pháp/trưng cầu giám định: Trong một số trường hợp đặc thù cần cung cấp bản giấy có chữ ký trực tiếp và dấu đỏ theo quy định cũ của pháp luật.
2. Thách thức đối với đội ngũ CNTT: Số hóa ngược (Back-scanning)
Khi một hồ sơ được tạo ra bằng giấy trong tình huống khẩn cấp, nhiệm vụ của phòng CNTT là phải đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu số sau đó:
Quy trình quét và đính kèm: Sau khi sự cố được khắc phục, các bệnh án giấy phải được quét (scan) và đẩy lên hệ thống EMR dưới dạng tệp tin đính kèm để đảm bảo tính liên tục của lịch sử điều trị.
Xác thực chữ ký số bổ sung: Thiết lập quy trình để bác sĩ ký số xác nhận trên bản điện tử tương ứng với nội dung đã ghi trên giấy, đảm bảo giá trị pháp lý đồng bộ.
Đồng bộ hóa dữ liệu thanh toán: Đảm bảo dữ liệu từ bệnh án giấy được nhập liệu chính xác vào phần mềm để liên thông với Cổng giám định BHYT, tránh sai sót trong quyết toán.
3. Giải pháp duy trì vận hành liên tục cho hệ thống BAĐT
Để giảm thiểu việc phải quay lại sử dụng bệnh án giấy, phòng CNTT cần tập trung vào các giải pháp kỹ thuật:
Hạ tầng dự phòng (Redundancy): Triển khai hệ thống máy chủ Cluster, lưu trữ SAN và đường truyền mạng dự phòng để đảm bảo độ sẵn sàng của hệ thống đạt 99.9%.
Chế độ Offline của phần mềm: Phát triển tính năng cho phép y bác sĩ nhập liệu tạm thời khi mất kết nối mạng và tự động đồng bộ (Sync) khi hệ thống hoạt động trở lại.
Quản lý lưu trữ song song: Xây dựng kho lưu trữ hồ sơ giấy khoa học cho các trường hợp chuyển đổi, đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần đối chiếu với dữ liệu điện tử.
Kết luận
Hồ sơ bệnh án giấy trong giai đoạn này không còn là "công cụ chính" mà đóng vai trò là "chốt chặn an toàn" cho hệ thống y tế số. Việc phối hợp nhịp nhàng giữa quy trình giấy và điện tử minh chứng cho sự chuyên nghiệp của đội ngũ CNTT trong việc đảm bảo an toàn dữ liệu và tính bền vững của dịch vụ y tế.